Configurar Caixa de E-mail
Como uma plataforma omnichannel, o 4biz conecta com mĆŗltiplos canais de comunicaĆ§Ć£o. A variedade se apresenta tanto nos tipos e formatos dos canais, como em sua quantidade. Desta maneira, o 4biz habilita o uso simultĆ¢neo e conectado de diversos canais de comunicaĆ§Ć£o facilitando o contato entre provedor e consumidor de serviƧos.
Dentre as opƧƵes de comunicaĆ§Ć£o, o E-mail Ć© uma das formas mais ativas e populares. O 4biz Ć© capaz de realizar o envio e o recebimento de e-mail a partir de diversas contas diferentes, mesmo que estejam em servidores de correio eletrĆ“nico separados. Assim, o fluxo de informaĆ§Ć£o pode ser construĆdo para atender as necessidades de negĆ³cio.
Por exemplo: Configurar uma conta de e-mail diferente para cada contrato gerenciado pelo 4biz, onde cada caixa-postal estƔ hospedada no servidor de correio eletrƓnico do cliente correspondente.
Nesta configuraĆ§Ć£o, temos as seguintes vantagens:
- Facilita-se a comunicaĆ§Ć£o com os clientes atravĆ©s do uso de um endereƧo de e-mail familiar Ć sua organizaĆ§Ć£o.
- Reduz-se o impacto de indisponibilidade na comunicaĆ§Ć£o jĆ” que a perda de acesso a um servidor afeta apenas o contrato relacionado.
- As mensagens ficam adequadamente armazenadas e agrupadas por contrato.
Procedimento para registro de caixa de E-mail
- Acesse a funcionalidade atravĆ©s do Menu de NavegaĆ§Ć£o > ParametrizaĆ§Ć£o > Caixa de Email;
- Clique no botĆ£o "Novo";
- Preencha o campo de "DescriĆ§Ć£o" para identificar a conexĆ£o de E-mail;
- Escolha o tipo de caixa de E-mail. Cada um tem um propĆ³sito diferente, a saber:
- O tipo "Entrada" significa que os E-mails que chegarem na caixa de E-mail especificada serĆ£o lidos e processados. Utilize essa opĆ§Ć£o para indicar por onde as mensagens dos usuĆ”rios chegarĆ£o.
- Neste caso, serĆ£o abertos novos campos cadastrais, tais como:
- O tipo "SaĆda" indica a conexĆ£o que serĆ” utilizada pelo 4biz para o envio de e-mails originados por aƧƵes do sistema. Por exemplo: confirmaĆ§Ć£o da abertura de uma requisiĆ§Ć£o, pedido de aprovaĆ§Ć£o ou a conclusĆ£o de um atendimento.
- Neste caso, serĆ£o abertos novos campos cadastrais, tais como:
5. Clicar no botĆ£o "Gravar" para efetuar a operaĆ§Ć£o.
Procedimento para vincular uma caixa de E-mail a um contrato
Caso deseje vincular uma das caixas de E-mail registradas anteriormente a um contrato, siga o procedimento:
- Acesse o Menu de NavegaĆ§Ć£o > Processos > GerĆŖncia de PortfĆ³lio e CatĆ”logo > Contrato;
- EntĆ£o vincular no campo "Caixa de E-mail de SaĆda", a caixa de e-mail desejada. A caixa postal precisa estar previamente cadastrada;
- Clicar no botĆ£o "Gravar" para efetuar a operaĆ§Ć£o.
Procedimento para vincular uma caixa de e-mail a um fluxo de trabalho
Caso deseje vincular uma caixa de e-mail a um fluxo de trabalho, siga o procedimento abaixo:
- Acesse o menu de NavegaĆ§Ć£o > Tracker > Desenho de Fluxo;
- Ao criar ou editar um fluxo, localize na aba "Diagrama". Inclua ou edite um conector do tipo "Envio de mensagem - E-mail";
- Na aba "Mensagem", no campo "ConfiguraĆ§Ć£o da caixa de saĆda de E-mail" existem 2 opƧƵes:
- Escolha a opĆ§Ć£o "Contrato" para que o componente utilize a caixa de e-mail indicada no contrato relacionado ao fluxo.
- Escolha a opĆ§Ć£o "EspecĆfica" para fazer a indicaĆ§Ć£o da caixa de e-mail desejada.
- Concluir a parametrizaĆ§Ć£o do envio de e-mail indicando na aba "DestinatĆ”rios", os usuĆ”rios ou grupos que serĆ£o os receptores das mensagens;
- Clicar no botĆ£o "Gravar" para efetuar a operaĆ§Ć£o.
š Nota: Por padrĆ£o, todo fluxo utiliza primariamente a caixa de E-mail de saĆda do sistema. Portanto, sĆ³ Ć© necessĆ”rio indicar uma caixa de e-mail especĆfica, se for preciso satisfazer um requisito particular de um fluxo de trabalho.