Administrar os contratos
24 min
A administração dos contratos é utilizada com o objetivo de gerenciar os contratos já cadastrados no sistema. Este processo permite verificar, adicionar e excluir serviços, além de dispor de vínculos para a criação de OS, de fatura e notificação.
Antes de começar
É necessário o cadastro prévio do grupo, dos contratos, dos serviços, do modelo de e-mail. Também é imprescindível o cadastro do acordo de nível de serviço (geral).
Para criar uma ordem de serviço, é necessário que o usuário tenha permissão para abertura de OS e cadastrar o serviço do tipo "Ordem de Serviço", vincular o serviço ao contrato, vincular o acordo de nível de serviço do tipo "OS - Resultados Esperados" ao serviço. Do mesmo modo, é imperativo registrar as atividades, com os seus respectivos valores, sendo um custo total ou calculado por fórmula, do serviço do contrato. Todas estas ações serão explanadas ao longo deste artigo.
Procedimento
Vincular um serviço ao contrato
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no botão "Adicionar Serviço ao Contrato";
- Preencher os campos necessários. Para vincular um fluxo de serviço, clicar no ícone “+” do fluxo e selecionar o fluxo desejado e clicar em "Gravar".
- Após preencher os campos, clicar em "Gravar" para efetuar a operação.
Vincular vários serviços ao contrato
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no botão "Adicionar VÁRIOS Serviços ao Contrato";
- Preencher os campos necessários. Para vincular um fluxo de serviço, clicar no ícone “+” do fluxo, selecionar o fluxo desejado e clicar em "Gravar".
- Após preencher os campos, clicar em "Gravar" para efetuar a operação.
Verificar os serviços do contrato
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Serão apresentados todos os serviços que estão vinculados ao contrato. Caso queira buscar um serviço específico, informar o nome dele no campo Pesquisa Serviços Contrato e clicar em "Pesquisar".
Editar as informações do vínculo do serviço ao contrato
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Serviços do Contrato", pesquisar o serviço desejado e em seguida no ícone “Editar o serviço” do serviço que deseja editar;
- Alterar os dados conforme a necessidade e clicar no botão "Gravar" para efetuar a operação.
Vincular SLA específico ao serviço do contrato
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no ícone “Acordos de Nível de Serviço” do serviço desejado. Clicar no botão "Criar acordo específico" para este serviço que será apresentado;
- Clicar no botão "Gravar" para efetuar a operação.
Vincular SLA Global ao serviço do contrato
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo o contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Há duas formas de vincular o SLA global ao Serviço do Contrato, sendo:
Primeira forma:
- Clicar na aba "Serviços do Contrato" e em seguida "Gerenciar SLAs Globais";
- Selecionar o acordo de nível de serviço que deseja vincular ao Serviço do Contrato. Ao selecionar este acordo, será exibida uma lista de Serviços do Contrato;
- Selecionar os serviços desejados e clicar no botão "Gravar" para vincular o SLA com os serviços.
Segunda forma:
- Clicar na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no ícone “Acordos de Nível de Serviço” do serviço desejado. Clicar no botão "Vincular Acordo" e preencher os campos necessários;
- Clicar em "Gravar" para efetuar a operação;
- Após efetuar o vínculo do acordo de nível de serviço ao serviço, clicar no botão "Habilita" para que o SLA seja habilitado.
Registrar atividades do serviço do contrato
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no ícone “Atividades do Serviço” do serviço desejado;
- Apertar o botão "Adicionar Nova Atividade";
- Clicar no botão "Gravar" para efetuar a operação.
Verificar o desempenho do contrato
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no botão "Desempenho do Contrato";
Excluir vínculo dos serviços com o contrato
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Serviços do Contrato", selecione o serviço a ser excluído. Depois, apertar no botão "Remover Serviço(s) do Contrato";
- Apertar em "OK" para confirmar a exclusão;
Criar as ordens de serviço
Ordem de Serviço é um documento que irá fornecer a permissão de execução relativa a algum serviço.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo o contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Ordens de Serviço" e em seguida no botão "Criar ordem de Serviço";
- Preencher os campos necessários.
- Clicar no botão "Gravar Dados" para efetuar a operação.
Verificar as informações de ordem de serviço
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo o contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Ordens de Serviço" e utilizar os botões contidos na barra (todas, em criação, solicitada, autorizada, aprovadas, em execução, executada e canceladas) para verificar as ordens de serviço por situação. Também poderá buscar as ordens de serviço por período;
- Ao lado de cada registro de Ordem de Serviço, serão exibidos ícones que possibilitarão a edição da OS, impressão da OS e RA (relatório de atividade), geração de RA e execução da OS.
Editar a ordem de serviço
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Ordens de Serviço" e pesquisar a ordem de serviço desejada;
- Apertar no ícone “Editar a OS” da OS que deseja editar;
- Alterar os dados conforme a necessidade e clicar no botão "Gravar" para efetuar a operação.
Imprimir a ordem de serviço
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo o contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Ordens de Serviço" e pesquisar a ordem de serviço desejada;
- Apertar no ícone “Imprimir a OS” para gerar o relatório da OS em formato PDF para impressão;
- Apertar no ícone “Imprimir a OS” para gerar o relatório da OS em formato Excel para impressão.
Gerar o relatório de atividade (R.A)
O R.A (Relatório de Atividades) serve para comprovar que o serviço foi entregue.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo o contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Ordens de Serviço" e em seguida na guia Aprovadas;
- Apertar no ícone “Gerar R.A” da OS aprovada e preencher os campos necessários;
- Pressionar o botão "Gravar" para efetuar a operação.
Executar a ordem de serviço
Somente as Ordens de Serviço que foram geradas R.A (Relatório de atividades) podem ser executadas.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Ordens de Serviço". Após gerar o R.A da OS, pressione a guia "Em execução";
- Apertar o ícone “Expandir OS” da OS para expandir a área e exibir os relatórios de atividade da OS.
- Pressionar o ícone “Executar OS” da OS desejada e mudar a situação da mesma para Executada e clicar no botão "Gravar dados" para efetuar a operação.
- Após executar a OS, poderá gerar uma fatura para a mesma.
Criar fatura
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Faturas" e em seguida no botão "Criar Fatura";
- Preencher os campos necessários. É possível vincular a OS à fatura ao clicar no botão "Adicionar OS", selecionar a OS já executada e, depois, clicar em "Associar" para efetuar a adição;
- Clicar em "Gravar" para efetuar a operação.
Verificar as faturas
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo o contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Faturas" e utilizar os botões contidos na barra (todas, em criação, solicitada, autorizada, aguardando aprovação e aprovadas) para verificar as faturas por situação. Também poderá buscar as faturas por período;
- Ao lado de cada registro de Ordem de Serviço, serão exibidos ícones que possibilitarão a edição da fatura (em criação), impressão da fatura tanto no formato PDF como no formato Excel e apontamento da situação para fatura;
Editar as faturas
Somente as faturas que estão "na criação" podem ser editadas.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo o contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Faturas" e em seguida no ícone “Editar a Fatura” da fatura que deseja editar. Alterar os dados conforme a necessidade e apertar o botão "Gravar" para efetuar a operação.
Imprimir a fatura
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Fatura" e pesquisar a fatura desejada;
- Apertar no ícone “Imprimir a Fatura” para gerar o relatório da fatura em formato PDF para impressão;
- Apertar no ícone “Imprimir a Fatura” para gerar o relatório da fatura em formato Excel para impressão.
Apontar a situação da fatura
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Fatura" e pesquisar a fatura desejada;
- Apertar no ícone “Apontar situação para a Fatura” da fatura que deseja apontar uma situação.
- Alterar a situação e clicar em "Atualizar Situação da Fatura" para efetuar a operação.
Adicionar notificação
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Notificações" e em seguida no botão "Adicionar Notificação";
- Preencher os campos necessários. Lembrar que é possível adicionar um usuário ou grupo ao apertar no ícone disponível e pesquisar e vincular o item desejado;
- Pressionar o botão "Gravar" para efetuar a operação.