Características Adicionales
Gestión de Contratos
Administrar los Contratos
25min
La administración de los contratos se utiliza con el objetivo de gestionar los contratos ya registrados en el sistema. Este proceso permite comprobar, agregar y borrar servicios, además de disponer de vínculos para la creación de OS, de factura y notificación.
Es necesario el registro previo del grupo, contratos, servicios y modelo de correo electrónico. También es imprescindible el registro del acuerdo de nivel de servicio (general);
Para crear una orden de servicio, es necesario que el usuario tenga permiso para abrir OS y registrar el servicio del tipo "Orden de servicio", vincular el servicio al contrato, vincular el acuerdo de nivel de servicio del tipo "OS - Resultados esperados "al servicio;
De igual modo, es imperativo registrar las actividades, con sus respectivos valores, siendo un costo total o calculado por fórmula, del servicio del contrato. Todas estas acciones serán explicadas a lo largo de este artículo.
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo del contrato y seleccione un contrato. A continuación, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Servicios del Contrato" y luego en el botón "Agregar Servicio al Contrato";
- Complete los campos necesarios. Para vincular un flujo de servicio, haga clic en el icono "+" del flujo y seleccione un flujo, después, haga clic en "Guardar".
- Después de completar los campos, haga clic en "Guardar".
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Servicios del Contrato" y después en "Agregar Servicios al Contrato";
- Complete los campos necesarios. Para vincular un flujo de servicio, haga clic en el icono "+" del flujo y seleccione uno de ellos, después haga clic en "Guardar".
- Después de completar los campos, haga clic en "Guardar".
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Se presentarán todos los servicios que están vinculados al contrato. Si desea buscar un servicio específico, introduzca su nombre en el campo de Búsqueda Servicios del Contrato y haga clic en "Búsqueda".
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ello. Después, haga clic en "Búsqueda";
- Haga clic en "Servicios del Contrato", busque por un servicio y luego haga clic en el icono "Editar el servicio" del servico para editar;
- Cambie los datos conforme la necesidad y haga clic en "Guardar".
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ello. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en "Servicios del Contrato" y después en el icono "Acuerdos de Nivel de Servicio" del servicio. Haga clic en "Crear acuerdo específico" para el servicio que se va presentar;
- Haga clic en "Guardar".
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Hay dos formas de vincular el SLA global al Servicio del Contrato, siendo:
Primera forma:
- Haga clic en la pestaña "Servicios del Contrato" y después en "Gestionar SLAs Globales";
- Seleccione el acuerdo de nivel de servicio para vincular al Servicio del Contrato. Al seleccionar este acuerdo, se presentará una lista con los Servicios del Contrato;
- Seleccione los servicios y haga clic en "Guardar" para vincular el SLA con los servicios.
Segunda forma:
- Haga clic en la pestaña "Servicios del Contrato" y después en el icono "Acuerdos de Nivel de Servicio" del servicio. Haga clic en "Vincular Acuerdo" y complete los campos necesarios;
- Haga clic en "Guardar";
- Después de hacer el vínculo del acuerdo de nivel de servicio al servicio, haga clic en "Activar" para que se active el SLA.
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Servicios del Contrato" y después en el icono "Actividades del Servicio" de uno de los servicios;
- Haga clic en "Agregar Nueva Actividad";
- Haga clic en "Guardar".
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Servicio del Contrato" y después en "Desempeño del Contrato".
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Servicios del Contrato", seleccione un servicio para borrar. Después, haga clic en "Remover Servicios del Contrato";
- Haga clic en "OK" para confirmar.
Orden de Servicio es un documento que proporcionará el permiso de ejecución relativo a algún servicio.
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Órdenes de Servicio" y después en "Crear Orden de Servicio";
- Complete los campos necesarios.
- Haga clic en "Guardar Datos".
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Órdenes de Servicio" y utilize los botones en la barra (todas, en creación, solicitada, autorizada, aprobada, ejecutada, ejecutada y cancelada) para verificar las órdenes de servicio por situación. También se puede buscar las órdenes de servicio por período;
- Al lado de cada registro de orden de servicio, se mostrarán iconos que permitirán la edición de OS, impresión de OS y RA (informe de actividad), generación de RA y ejecución de OS.
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Órdenes de Servicio" y busque por el orden de servicio;
- Haga clic en el icono "Editar a OS" del OS para editar;
- Cambie los datos según sea necesario y haga clic en "Guardar".
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Órdenes de Servicio" y busque por el orden de servicio;
- Haga clic en el icono "Imprimir a OS" para generar el informe del OS en PDF para la impresión;
- Haga clic en el icono "Imprimir a OS" para generar el informe del OS en Excel para la impresión.
ATENCIÓN:
El Informe de Actividad sólo puede generarse a partir de las órdenes de servicio con una situación "Aprobado"
El R.A (Informe de Actividades) sirve para comprobar que el servicio fue entregado.
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Órdenes de Servicio" y después en la pestaña "Aprobadas";
- Haga clic en el icono "Gerar RA" del OS aprobado y complete los campos necesarios;
- Haga clic en "Guardar".
Sólo se pueden ejecutar las Órdenes de Servicio que se generan en el informe de actividades.
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Órdenes de Servicio". Después de generar el informe de las OS, haga clic en "En ejecución";
- Haga clic en el icono "Expandir OS" del OS para expandir el area y presente los informes de actividad del OS.
- Haga clic en el icono "Ejecutar OS" de uno OS, cambie su situación para Ejecutada y haga clic en "Guardar datos".
- Después de ejecutar el OS, se generará una factura.
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Facturas" y después en "Crear Factura";
- Complete los campos necesarios. Es posible vincular el OS a la factura al hacer clic en "Agregar OS", seleccionando el OS ya ejecutado y, después, hacerndo clic en "Asociado" para hacer la adición;
- Haga clic en "Guardar".
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Facturas" y utilizar los botones en la barra (todas, en creación, solicitada, autorizada, aguardando aprobación y aprobadas) para verificar las facturas por situación. También puede buscar las facturas por período;
- Al lado de cada registro de Orden de Servicio, se mostrarán iconos que van posibilitar la edición de la factura (en creación), impresión de la factura tanto en formato PDF como en formato Excel y apunte de la situación para factura.
Sólo las facturas que están "en creación" pueden ser editadas.
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Facturas" y después en el icono "Editar factura" para editar. Cambie los datos según la necesidad y haga clic en "Guardar".
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Factura" y busque por una factura;
- Haga clic en el icono "Imprimir factura" para generar el informe de la factura en PDF para impresión;
- Haga clic en el icono "Imprimir factura" para generar el informe de la factura en Excel para impresión.
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Factura" y busque por una factura;
- Haga clic en el icono "Apuntar la situación de la factura" de la factura para apuntar una situación.
- Cambie la situación y haga clic en "Actualizar Situación de la Factura".
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Gestión Integrada > Gestión de Contratos > Administración de Contratos;
- Haga clic en el campo contrato y seleccione uno de ellos. Después, haga clic en "Buscar";
- Haga clic en la pestaña "Notificaciones" y después en "Agregar Notificación";
- Complete los campos necesarios. Recuerde que es posible agregar un usuario o grupo al hacer clic en el icono disponible, buscar y vincular un elemento;
- Haga clic en "Guardar".