Crear Carpeta
Las carpetas son lugares utilizados en la aplicación para almacenar y organizar archivos.
Las bases de conocimiento de 4biz se crean utilizando estructuras de directorio. Los permisos de lectura o lectura y grabación se aplican en los directorios. También deben definirse las posibles acciones en el proceso de gestión del conocimiento, como: revisar, aprobar, publicar y archivar/desarchivar.
Además, es posible preconfigurar las notificaciones que se producirán en las diversas acciones del proceso de gestión del conocimiento.
Los permisos de carpeta se aplican desde dos perspectivas:
- Perfil de acceso; y
- Grupo de usuarios.
Al usar el "permiso por perfil de acceso", puede controlar los perfiles que pueden leer y escribir en la carpeta. Al usar el enfoque grupal, además del permiso estándar (lectura y grabación), puede establecer preferencias de notificación para diferentes estados de conocimiento.
Para tener acceso a las carpetas, es necesario utilizar una forma de permiso (perfil o grupo), por lo que, antes que nada, debe configurar los perfiles de acceso o crear los grupos;
Para saber como, acceda a los documentos Criar Perfil de Acesso y Grupo de Colaboradores;
Además, si planea crear preferencias de notificación, deberá definir la ID de correo electrónico que se utilizará al enviar mensajes. Por lo tanto, debe crear/configurar plantillas de correo electrónico y después configurar los parámetros;
Para ello, acceda a los documentos Configurar Modelo de E-mail y Parametrização - Conhecimento .
- Acceda a la funcionalidad a través del menú Procesos > Gestión de Conocimiento > Carpeta;
- Haga clic en "Nuevo";
- Haga clic en "Guardar".
💡 Consejo: La configuración para usar notificaciones solo funcionará cuando defina los interesados en un conocimiento.
La configuración de la carpeta es solo una preparación (preconfiguración) para usar en las fases de gestión del conocimiento, es decir, cuando comienza a crear nuevo conocimiento o cuando realiza una acción en un Conocimiento existente. De hecho, usted puede usar las preferencias establecidas en las carpetas o establecer nuevas preferencias.
Estas preferencias se definen en la pestaña "Partes interesadas" de cada conocimiento. Para más información acceda a la documentación Criar Conhecimento.