Gestión Ágil Simple
El 4biz Simple es una funcionalidad de la plataforma 4biz que permite la gestión fácil y ágil de actividades. Fue creado para gestionar los proyectos de manera más simple, con recursos para organizar, monitorear y delegar las actividades entre los miembros de su equipo o individualmente.
El Simple se basa en la metodología Kanban, donde los mismos se organizan visualmente en un cuadro dispuesto de tarjetas que señalan el progreso del flujo.
En el área de trabajo del Simple, las actividades se insertan y agrupan por proyectos (en el Simple llamados de Workspaces), panel de tareas (en el Simple llamados Sprint) y por fin las tareas, que pueden estar en grupos de tarjetas.
⚠ Atención!
El idioma en las columnas que aparecen en la pantalla Mis notificaciones (icono de campana) seguirá lo que se estableció en el parámetro 66 (Idioma predeterminado del sistema).
- Acceda al menú principal Gestión Integrada > Simple – Gestión Ágil;
- Haga clic en “Workspace” y ponga un nombre para crear un nuevo Workspace;
- 1: Busque cualquier información que esté en cualquier otro Workspace, Sprint, Lista o Tarea. Es posible la búsqueda que selecciona las actividades por la fecha estimada de su desarrollo (el período de inicio y conclusión). Para utilizar esta función de búsqueda, se requieren las siguientes instrucciones:
- Para el correcto funcionamiento de este campo, es necesario que el Workspace, Sprint y Lista tengan una fecha estimada de inicio y fin;
- Haga la búsqueda. El sistema luego devolverá una lista de Workspaces, Sprints y Listas que están entre la fecha mencionada en la búsqueda.
- 2: Críe un nuevo Sprint
- 3: Abreviatura de los nombres de los miembros agregados. Al hacer clic es posible borrar y definir si el miembro será administrador o no
- 4: Añada miembros que participarán de el Sprint
- 5: Acción de configuración del Workspace y acceso a Perfiles y permisos:
- Los permisos en Workspace y Sprint, cuando se registra el Administrator, se seleccionarán de forma predeterminada y no se podrán cambiar. Solo cuando el usuario sea de tipo Normal los permisos serán editables. El Administrador del Workspace puede cambiar el gestor del proyecto (permiso del Administrador) en cada Sprint. Si no es el Administrador del área de trabajo, no puede otorgar el permiso del administrador a otro usuario.
- Con el perfil de tipo Normal dentro del Workspace o Sprint, si el usuario marca la checkbox de Cambiar los permisos de los miembros del Workspace/Sprint, se liberará el permiso de los otros miembros del proyecto al que pertenecen si un usuario que no tiene el perfil de Administrador, puede cambiar el estado de permiso de cada miembro, incluso si no es el Administrador.
3. Cada Workspace contendrá en su pantalla inicial un resumen de Sprints y sus plazos establecidos:
- Vencidas: presenta el total de los Sprints que tenga la "Fecha de entrega" menor que la fecha/hora actual;
- Por vencer: presenta el total de los Sprints que tenga la "Fecha de entrega" que quedarán vencidas en 24h a partir de la fecha/hora actual;
- En el plazo: presenta el total de los Sprints que tenga la "Fecha de entrega" mayor que 24h a partir de la fecha/hora actual;
- Total: suma de los Sprints que están dentro del Workspace.
⚠ Atención!
Para mover un Workspace cambiando su ordenación, haga clic y arrastrelo hasta la posición de prioridad deseada.
- Haga clic en el Workspace creado anteriormente;
- Haga clic en “Sprint”, “nombrar” y "Guardar”;
- Cada Sprint contendrá en su pantalla inicial un contador de tareas, horas gastas y planificaciones, totalización de tareas por plazos establecidos y porcentaje de realización de las mismas:
- Vencidas: presenta el total de tareas que tiene la "Fecha de entrega" menor que la fecha/hora actual;
- Por vencer: presenta el total de tareas que tenga la "Fecha de entrega" que quedarán retrasadas en 24h a partir de la fecha/hora actual;
- En el plazo: presenta el total de tareas con la "Fecha de entrega" mayor que 24h a partir de la fecha/hora actual;
- Total: presenta el total de tareas de aquello Sprint;
- La barra de progresión tiene el siguiente cálculo:
- 1º: Se hace la suma del total de estimaciones de todas las tareas concluídas;
- 2º: Se hace la suma del total de estimaciones de todas las tareas;
- 3º: Progreso es el porcentaje calculado con el total de estimaciones de las tareas concluídas sobre el total de estimaciones de todas las tareas.
📌IMPORTANTE!
El cálculo del progreso depende totalmente de las estimaciones informadas en las tareas.
⚠ Atenção!
Para mover un Sprint cambiando su ordenación, haga clic y arrastrelo a la posición de prioridad deseada.
- Dentro de cada Sprint se ofrecen listas por defecto del sistema: "To do, In progress y Finished";
- Para crear nueva lista, hacer clic en “+Lista”, nombrar y “Guardar”.
- 1: Busque tareas con filtros de miembros, tags y estado de la lista (completada y no completada)
- 2: Críe una nueva lista
- 3: Actualize la pantalla
- 4: Abreviatura del nombre del miembro agregado. Al hacer clic se puede borrar y definir si el miembro será administrador o no
- 6: Defina la fecha, hora y estimación de horas para la entrega
- 7: Vea el historial de acciones
- 8: Archive lista de tareas
Figura 3 - Pantalla tarea
- 1: Críe una nueva tarea
- 2: Defina en qué etapa la tarea se encuentra
- 3: Mueva la lista físicamente dentro del cuadro
⚠ Atenção!
Para mover una Tarea de una lista a otra, haga clic y arrastrela para la lista deseada.
La tarjeta Simple contiene campos y botones para describir una tarea/acción con planificación y control de fechas, horarios, checklist y diversos otros dispositivos de control y gestión.
- Cada tarjeta tiene dispositivos de control e información:
- 1: Agregue o elimine miembros en la tarea
- 2: Agregue listas de acciones que serán vistas en la pestaña Checklist
- 3: Agregue comentarios
- 4: Cada miembro puede contabilizar horas relativas a su tiempo empleado en la tarea, además de detallar la acción tomada
- 5: Agregue tags para identificar visualmente la tarjeta de tarea
- 6: Haga clic para notificarse acerca de cualquier modificación en esta tarea. La comunicación será a través del botón de notificaciones del 4biz.
- 7: Indique la finalización de la tarea
- 8: Mueva la tarea a otro Sprint:
- Sprint del mismo Workspace: las tags se mantienen, pero los miembros son quitados de la tarea
- Sprint de otro Workspace: las tags y miembros son quitados de la tarea
- 9: Archive la tarjeta - Una vez archivado, en esta versión, la tarjeta no podrá ser reutilizado.
- Describa la tarea en el campo "Descripción";
- Defina la fecha y hora de entrega en el campo "Fecha de entrega";
- Estime la cantidad de horas que se utilizarán en la tarea;
- En el campo "Horas contabilizadas", el sistema contabilizará automáticamente el total;
- Las pestañas disponibles se mostran:
- Checklist: al añadir un checklist se creará un elemento en esta pestaña. Para nombrar, coloque el mouse en el campo "Añadir elemento...", haga clic en el botón de añadir "+" para añadir un nuevo elemento. Para indicar la finalización de un elemento dentro de un checklist, seleccionar la casilla de verificación;
- Comentarios: Lista todos los comentários realizados:
- Editar comentario; Borrar comentario. Si elige eliminarlo, el comentario no se guardará en la pestaña "Histórico"
- Adjuntos: disponibliza espacio para agregar adjuntos
- Horas lanzadas: Relaciona horas lanzadas de cada membro participante de tarea;
- Histórico: se mostra todas las acciones realizadas dentro de la tarjeta, com fecha y hora.
