Gerenciamento Ágil Tasker
O 4biz Tasker é uma funcionalidade da plataforma 4biz que permite o gerenciamento fácil e ágil de atividades. Foi criado para gerenciar os projetos da maneira mais simples, com recursos para organizar, monitorar e delegar as atividades entre os membros de sua equipe ou individualmente.
O Tasker é baseado na metodologia Kanban, onde os mesmos são organizados visualmente em um quadro disposto de cartões que sinalizam o andamento do fluxo.
Na área de trabalho do Tasker as atividades são inseridas e agrupadas por projetos (chamados de Workspaces), painel de tarefas (no Tasker chamados de Sprint) e por fim as tarefas, que podem estar em grupos de cartões.
⚠ Atenção!
O idioma nas colunas que se apresentam na tela de Minhas notificações (figura de sino), seguirá o que foi configurado no parâmetro 66 (Idioma padrão do sistema).
- Acessar a funcionalidade através do menu principal Gestão Integrada > Tasker – Gestão Ágil;
- Clicar no botão "Workspace" e colocar nome para criar um novo;
- 1: Busca qualquer informação que esteja em qualquer outro Workspace, Sprint, Lista ou Tarefa. É possível a busca que seleciona as atividades pela data estimada de seu desenvolvimento (o período de início e conclusão). Para utilizar este recurso de busca, são exigidas as seguintes instruções:
- Para o correto funcionamento deste campo é necessário que o Workspace, Sprint e Lista possuam uma data estimada de começo e término;
- Realizar a pesquisa. O sistema, então, retornará um lista de Workspaces, Sprints e Listas que estejam entre a data referenciada na busca.
- : Criar nova Sprint;
- 3: Abreviação dos nomes dos membros adicionados. Ao clicar é possível excluir e definir se o membro será administrador ou não;
- : Adicionar membros que participarão da Sprint;
- 5: Ação de configuração do Workspace e acesso a Perfis e permissões:
- As permissões no Workspace e Sprint, quando o Administrador estiver logado, virão selecionadas por default e não poderão ser alteradas. Apenas quando o usuário for do tipo Normal é que as permissões serão editáveis. O Administrador do Workspace pode alterar o gerente de projetos (permissão de Administrador) em cada Sprint. Caso o usuário não seja o Administrador do Workspace, não é possível dar a permissão de administrador para um outro usuário.
- Normal dentro do Workspace ou Sprint, se o usuário marcar o checkbox Alterar as permissões dos membros do Workspace/Sprint, será liberada a permissão dos demais membros do projeto a que pertence, ou seja, caso um usuário que não tenha o perfil de Administrador, poderá alterar o status de permissão de cada membro, mesmo ele não sendo o Administrador.
3. Cada Workspace conterá em sua tela inicial um resumo de Sprints e seus prazos estabelecidos:
- Vencidas: mostra o total das Sprints que tenha a "Data da entrega" menor que a data/hora atual;
- A vencer: mostra o total das Sprints que tenha a "Data da entrega" que ficarão vencidas em 24h a partir da data/hora atual;
- No prazo: mostra o total das Sprints que tenha a "Data da entrega" maior que 24h a partir da data/hora atual;
- Total: soma das Sprints que estão dentro do Workspace.
⚠ Atenção!
Para movimentar um Workspace alterando sua ordenação, clicar e arrastar o mesmo para a posição de prioridade desejada.
- Clicar no Workspace criado anteriormente;
- Clicar no botão "Sprint", nomear e "Salvar";
- Cada Sprint conterá em sua tela inicial um contador de tarefas, horas despendidas, planejadas, a totalização de tarefas por prazos estabelecidos e o percentual de realização das mesmas:
- Expired: it presents the number of tasks with the "Delivery date" smaller than the current date/time;
- A vencer: mostra o total de tarefas que tenha a "Data da entrega" que ficarão vencidas em 24h a partir da data/hora atual;
- No prazo: mostra o total de tarefas com a "Data da entrega" maior que 24h a partir da data/hora atual;
- Total: mostra o total de tarefas daquela Sprint;
- A barra de progressão possui o seguinte cálculo:
- 1º: É feito a soma do total de estimativas de todas as tarefas concluídas;
- 2º: É feito a soma do total de estimativas de todas as tarefas;
- 3º: Progresso é a porcentagem calculadas com o total de estimativas das tarefas concluídas sobre o total de estimativas de todas as tarefas.
📌 IMPORTANTE!
O cálculo do progresso depende totalmente das estimativas informadas nas tarefas.
⚠ Atenção!
Para movimentar uma Sprint alterando sua ordenação, clicar e arrastar a mesma para a posição de prioridade desejada.
- Dentro de cada Sprint são disponibilizadas listas default do sistema: "To do, In progress e Finished";
- Para criar nova lista, clicar no botão "+Lista", nomear e "Salvar".
- 1: pesquisar tarefas com filtros de membros, tags e status da lista (concluída e não concluída)
- 2: criar nova lista
- 3: atualizar a tela
- 4: abreviação do nome do membro adicionado. Ao clicar é possível excluir e definir se o membro será administrador ou não
- 6: definir data, hora e estimativa de horas para entrega
- 7: visualizar o histórico de ações
- 8: arquivar lista de tarefas
- 1: criar nova tarefa
- 2: definir em qual estágio a tarefa se encontra.
- 3: mover a lista fisicamente dentro do quadro
⚠ Atenção!
Para movimentar uma Tarefa de uma lista para outra, clicar e arrastar a mesma para a lista desejada.
O cartão contém campos e botões para descrever uma tarefa/ação com planejamento e controle de datas, horários, checklist e diversos outros dispositivos de controle e gestão.
- Cada cartão possui dispositivos de controle e informações:
- 1: adicionar ou retirar membros na tarefa
- 2: adicionar listas de ações que serão visualizadas na aba Checklist
- 3: adicionar comentários
- 4: cada membro pode lançar horas referente ao seu tempo utilizado na tarefa, além de detalhar a ação tomada
- 5: adicionar tags para identificar visualmente o cartão de tarefa
- 6: clicar para ser comunicado sobre qualquer modificação nesta tarefa. Esta comunicação será através do botão de notificações do 4biz
- 7: indicar a finalização da tarefa
- 8: Mover a tarefa para outra Sprint:
- Sprint do mesmo Workspace: as tags são mantidas, porém os membros são removidos da tarefa
- Sprint de outro Workspace: as tags e membros serão removidos da tarefa
- 9: arquivar o cartão – Uma vez arquivado, o cartão não poderá ser reutilizado.
- Descrever a tarefa no campo "Descrição";
- Definir a data e hora de entrega no campo "Data de entrega";
- Estimar a quantidade de horas que serão utilizadas na tarefa;
- No campo "Horas lançadas" o sistema contabilizará automaticamente o total;
- As abas disponibilizadas mostram:
- Checklist: ao adicionar um checklist será criado um item nesta aba. Para nomear, posicionar o mouse no campo "Adicionar Item...", clicar no botão de adicionar “+” para adicionar novo item. Para indicar finalização de um item dentro de um checklist, selecionar o checkbox;
- Comentários: lista os comentários realizados:
- Editar Comentário;
- Remover Comentário. Se optar pela exclusão, o comentário não ficará salvo na aba "Histórico".
- : disponibiliza campo para adicionar anexos;
- Horas lançadas: relaciona horas lançadas de cada membro participante da tarefa;
- : mostra todas as ações realizadas dentro do cartão, com data e hora.