Cadastrar uma Mudança

esta funcionalidade tem por objetivo registrar uma mudança segundo a itil, é necessário formalizar a solicitação de mudança, para que esta seja registrada pela equipe responsável, bem como todos os procedimentos que deverão ser realizados para a concretização da alteração desejada (desde a sua requisição até o impacto de sua implementação), para que todo o seu ciclo de vida possa ser monitorado antes de começar para efetivar o cadastro de uma mudança é preciso reviamente cadastrar um contrato; uma unidade e que ela esteja vinculada ao contrato; um colaborador; um questionário; o comitê consultivo de mudanças; ter um grupo vinculado ao contrato, associando os solicitantes (colaboradores) já cadastrados a este grupo; caso seja preciso criar um novo colaborador, é necessário incluí lo ao grupo de solicitante, o qual esteja relacionado ao contrato; ademais, é fundamental o cadastro prévio do portfólio de mudanças procedimento acesse a funcionalidade por meio da navegação no menu principal processos > gerência de mudança > mudança ; clique no botão “opções” e, em seguida, em “cadastro” ; preencha todos os campos disponíveis solicitante para identificar o solicitante da mudança, complete os campos campos descrição nome ( ) nome completo do solicitante contato ( ) identificar o contato do usuário e mail ( ) e mail do usuário telefone número de telefone do usuário ramal o número do ramal do usuário unidade ( ) unidade do usuário localidade física a localização física do usuário outras informações informação adicional sobre o usuário ( ) indica campos obrigatórios mudança para identificar a mudança, preencha os campos campos descrição título ( ) título para identificar a mudança descrição da alteração ( ) descrição da mudança efeito de não implementar a mudança efeito caso a mudança não seja implementada contrato contrato vinculado a mudança importância o nível de importância da mudança apresenta as seguintes opções " importante " envolve uma quantidade significativa de preparação e trabalho, com situações complexas ou grandes; " significante " mudança significativa, que envolvem preparação, trabalho, avaliação, autorização e planejamento de mudanças exemplos compra e instalação de um novo servidor, re segmentação de rede; " pequena" pode ser avaliada e autorizada fora da autoridade do ccm (por exemplo, por um coordenador) impacto impacto que a mudança gera, temos as opções baixa , média e alta urgência urgência para realizar a mudança, temos as opções baixa , média e alta grupo executor o grupo responsável pela execução da mudança notificações defina as notificações entre "enviar email ao criar a mudança" , "enviar email ao finalizar a mudança" , "enviar email para o comitê consultivo de mudança" , "enviar email para as demais ações da mudança" ( ) indica campos obrigatórios saiba mais ! 💬 veja também como criar um portfólio de mudança docid 3bvzcrtmkh6phwwdv8sp9 outras informações ao informar o portfólio desejado, caso ele contenha um formulário em seu conteúdo, o mesmo será exibido na nova aba " outras informações outras informações " esta possui os seguintes campos campo descrição ambiente ( ) informar o ambiente dessa mudança banco de dados ( ) selecionar o banco de dados ( ) indica campos obrigatórios análise ágil de risco na área de análise de riscos, serão feitas três questões existe o risco de interromper serviços importantes? existe o risco de interromper serviços importantes? com as opções "sim" ou "não" existe um risco de perda financeira? existe um risco de perda financeira? com as opções "sim" ou "não" existe um risco de imagem? existe um risco de imagem? com as opções "sim" ou "não" será então apresentada uma representação do risco de execução da mudança, em uma escala de 0 a 100 ação do fluxo é possível aprovar ou rejeitar uma mudança dentro do cadastro, através do campo ação de fluxo as ações de fluxo são informadas no desenho de fluxo planejamento para planejar a mudança, use as funcionalidades guia descrição atividades criar um workspace ou vincular um já existente datas data para planejar a mudança no campo "data prevista de início", a data de início do planejamento deve ser indicada no campo "data prevista de término", a data final do planejamento também deverá ser indicada depois de indicar a data de início e a data de término, você pode verificar os conflitos clicando em "ver conflitos" aprovação "data de aceitação" deve ser dada uma data para ser aceito, "votação" deve ser dada uma data para votação, "data de conclusão" deve ser dada uma data para a conclusão ações adicionar ações para a mudança notificações do sistema defina uma notificação do sistema para informá lo da mudança documentos vincular conhecimento à mudança anexos inserir anexos à mudança anotações adicionar notas relevantes à mudança atividades da fase de planejamento da mudança também é necessário indicar as informações preliminares de " planejamento ", " plano de reversão " e " revisão e encerramento " referente à mudança plano de reversão 📌 importante! a partir da versão helium 2 0 0, versão helium 2 0 0, será obrigatório anexar o plano de reversão, que deverá estar desenhado no fluxo com uma expressão de saída essa expressão "sistema validar a existência do plano de reversão" flexibiliza a obrigatoriedade em qualquer atividade de mudança para planejar a reversão de mudanças, utilize os recursos guia descrição atividades criar um workspace ou vincular um já existente ações adicionar ações para a mudança notificações do sistema configure uma notificação do sistema para informá lo sobre o plano de reversão de mudanças documentos vincular conhecimentos ao plano de reversão anexos inserir anexos para o plano de reversão anotações adicionar notas relevantes ao plano de reversão cadastre o plano de reversão da mudança revisão e fechamento para revisar e encerrar a mudança, faça uso dos seguintes recursos guia descrição revisão informe ao usuário final sobre a análise de risco e de impacto da mudança atividades criar um workspace ou vincular um já existente incidentes vincular um incidente para a revisão problemas vincular um problema para a revisão lições aprendidas vincular conhecimento para o plano de reversão fechamento identificar o fechamento da mudança anexos inserir anexos anotações adicionar notas relevantes por fim, clique em "opções" e depois em "salvar" relacionamentos ic da mudança para vincular um item de configuração, selecione ics relacionados > pesquisar item de configuração e selecione o item de configuração relacionar itens à mudança serviços da mudança para vincular um serviço a uma mudança, selecione serviços relacionados > adicionar serviçoe selecione o serviço questionário algumas mudanças podem vir junto com um questionário, mas não é obrigatório pode ser usado para fazer uma pesquisa (avaliação) e podem ser respondidos e suas respostas serão vinculadas à mudança o questionário deve ser criado previamente papéis e responsabilidades para definir as funções e responsabilidades da mudança, preencha os campos campo descrição colaborador nome do usuário papel papel que o usuário irá desempenhar responsabilidades selecione a responsabilidade que será vinculada ao usuário aprovações ao visualizar uma mudança cadastrada, será apresentada uma nova aba, no menu esquerdo, intitulada "aprovações" "aprovações" ao selecionar essa aba, será aberta uma janela pop up, com o título "aprovação mudança \<número>" e mais 3 abas aba executadas executadas , onde serão apresentadas as seguintes colunas coluna descrição responsável será apresentado o nome do usuário que votou resultado será apresentado o voto do usuário comentário será apresentado, se houver, o comentário do usuário data/hora será apresentada a data e a hora do voto quantidade de aprovações será apresentada a quantidade de votos positivos da aprovação quantidade de abstenções será apresentada a quantidade de votos em abstenção quantidade de rejeições será apresentada a quantidade de votos negativos para aprovação aprovações pendentes será apresentada a quantidade de usuários que faltam votar 2\ aba pendentes pendentes , com o campo coluna descrição responsável serão apresentados os nomes dos usuários que ainda não votaram 3\ aba histórico, histórico, com os campos campo descrição responsável será apresentado o nome do usuário que mudou o voto resultado será apresentado o voto anterior do usuário comentário será apresentado, se houver, o comentário do usuário data/hora serão apresentadas a data e a hora da mudança do voto além destas, na tela principal, onde mostra a lista com todas as mudanças existentes, será disponibilizada uma aba chamada "aprovações" "aprovações" nessa aba, deverá ser informada a quantidade de aprovações na fila do usuário logado, ou seja, aquelas que ele tem permissão para aprovar ao clicar em uma aprovação, primeiramente você terá duas opções para visualizar as informações "aprovar/rejeitar" e "aprovações" aprovar/rejeitar nessa opção temos opções aprovar, rejeitar e abster se a opção "aprovar" sempre estará selecionada por padrão; campo motivo pode ser obrigatório ou não, conforme desenho de fluxo; botões "gravar" e "fechar " 2\ aprovações nessa opção, temos as abas que já vimos anteriormente executadas executadas , pendentes pendentes e histórico histórico histórico e audição funcionalidade voltada para visualizar todas as ações e auditorias realizadas na mudança mudança programada produção e exibição autorizadas de agendamentos de mudanças por exemplo, agendas de construção, teste e implementação essa aplicação exibe todas as alterações agendadas na programação relacionadas a atividades periódicas e podem ser aproveitada como método de comunicação