Cadastrar uma Mudança
Esta funcionalidade tem por objetivo registrar uma mudança.
Segundo a ITIL, é necessário formalizar a solicitação de mudança, para que esta seja registrada pela equipe responsável, bem como todos os procedimentos que deverão ser realizados para a concretização da alteração desejada (desde a sua requisição até o impacto de sua implementação), para que todo o seu ciclo de vida possa ser monitorado.
Para efetivar o cadastro de uma mudança é preciso:
reviamente cadastrar um contrato;
Uma unidade e que ela esteja vinculada ao contrato;
Um colaborador;
Um questionário;
O Comitê Consultivo de Mudanças;
Ter um grupo vinculado ao contrato, associando os solicitantes (colaboradores) já cadastrados a este grupo;
Caso seja preciso criar um novo colaborador, é necessário incluí-lo ao Grupo de Solicitante, o qual esteja relacionado ao contrato;
Ademais, é fundamental o cadastro prévio do portfólio de mudanças.
- Acesse a funcionalidade por meio da navegação no menu principal Processos > Gerência de Mudança > Mudança;
- Clique no botão “Opções” e, em seguida, em “Cadastro”;
- Preencha todos os campos disponíveis:
Para identificar o solicitante da mudança, complete os campos:
Campos | Descrição |
|---|---|
Nome (*) | Nome completo do solicitante |
Contato (*) | Identificar o contato do usuário |
E-mail (*) | E-mail do usuário |
Telefone | Número de telefone do usuário |
Ramal | O número do ramal do usuário |
Unidade (*) | Unidade do usuário |
Localidade Física | A localização física do usuário |
Outras Informações | Informação adicional sobre o usuário |
(*) Indica campos obrigatórios
Para identificar a mudança, preencha os campos:
Campos | Descrição |
|---|---|
Título (*) | Título para identificar a mudança |
Descrição da Alteração (*) | Descrição da mudança |
Efeito de não Implementar a Mudança | Efeito caso a mudança não seja implementada |
Contrato | Contrato vinculado a mudança |
Importância | O nível de importância da mudança. Apresenta as seguintes opções: "Importante" envolve uma quantidade significativa de preparação e trabalho, com situações complexas ou grandes; "Significante" - mudança significativa, que envolvem preparação, trabalho, avaliação, autorização e planejamento de mudanças. Exemplos: Compra e instalação de um novo servidor, re-segmentação de rede; "Pequena" pode ser avaliada e autorizada fora da autoridade do CCM (por exemplo, por um coordenador). |
Impacto | Impacto que a mudança gera, temos as opções: Baixa, Média e Alta. |
Urgência | Urgência para realizar a mudança, temos as opções: Baixa, Média e Alta |
Grupo Executor | O grupo responsável pela execução da mudança |
Notificações | Defina as notificações entre "Enviar email ao criar a Mudança", "Enviar email ao finalizar a Mudança", "Enviar email para o comitê consultivo de mudança", "Enviar email para as demais ações da Mudança" |
(*) Indica campos obrigatórios
Saiba mais! 💬
Veja também como Criar um Portfólio de Mudança.
Ao informar o Portfólio desejado, caso ele contenha um formulário em seu conteúdo, o mesmo será exibido na nova aba "Outras informações". Esta possui os seguintes campos:
Campo | Descrição |
|---|---|
Ambiente (*) | Informar o ambiente dessa mudança |
Banco de dados (*) | Selecionar o banco de dados |
(*) Indica campos obrigatórios
Na área de análise de riscos, serão feitas três questões:
- Existe o risco de interromper serviços importantes? - com as opções "Sim" ou "Não"
- Existe um risco de perda financeira? - com as opções "Sim" ou "Não"
- Existe um risco de imagem? - com as opções "Sim" ou "Não"
Será então apresentada uma representação do risco de execução da mudança, em uma escala de 0 a 100.
É possível aprovar ou rejeitar uma mudança dentro do cadastro, através do campo ação de fluxo. As ações de fluxo são informadas no desenho de fluxo.
Para planejar a mudança, use as funcionalidades:
Guia | Descrição |
|---|---|
Atividades | Criar um workspace ou vincular um já existente |
Datas | Data para planejar a mudança: no campo "Data prevista de início", a data de início do planejamento deve ser indicada. No campo "Data prevista de término", a data final do planejamento também deverá ser indicada. Depois de indicar a data de início e a data de término, você pode verificar os conflitos clicando em "Ver conflitos". Aprovação: "Data de aceitação" deve ser dada uma data para ser aceito, "Votação" deve ser dada uma data para votação, "Data de conclusão" deve ser dada uma data para a conclusão |
Ações | Adicionar ações para a mudança |
Notificações do Sistema | Defina uma notificação do sistema para informá-lo da mudança |
Documentos | Vincular conhecimento à mudança |
Anexos | Inserir anexos à mudança |
Anotações | Adicionar notas relevantes à mudança |
Também é necessário indicar as informações preliminares de "planejamento", "plano de reversão" e "revisão e encerramento" referente à mudança.
📌 IMPORTANTE!
A partir da versão Helium 2.0.0, será obrigatório anexar o plano de reversão, que deverá estar desenhado no fluxo com uma expressão de saída. Essa expressão: "Sistema: Validar a existência do plano de reversão" flexibiliza a obrigatoriedade em qualquer atividade de mudança.
Para planejar a reversão de mudanças, utilize os recursos:
Guia | Descrição |
|---|---|
Atividades | Criar um workspace ou vincular um já existente |
Ações | Adicionar ações para a mudança |
Notificações do Sistema | Configure uma notificação do sistema para informá-lo sobre o plano de reversão de mudanças |
Documentos | Vincular conhecimentos ao plano de reversão |
Anexos | Inserir anexos para o plano de reversão |
Anotações | Adicionar notas relevantes ao plano de reversão |
Cadastre o plano de reversão da mudança.
Para revisar e encerrar a mudança, faça uso dos seguintes recursos:
Guia | Descrição |
|---|---|
Revisão | Informe ao Usuário final sobre a análise de risco e de impacto da mudança |
Atividades | Criar um workspace ou vincular um já existente |
Incidentes | Vincular um incidente para a revisão |
Problemas | Vincular um problema para a revisão |
Lições Aprendidas | Vincular conhecimento para o plano de reversão |
Fechamento | Identificar o fechamento da mudança |
Anexos | Inserir anexos |
Anotações | Adicionar notas relevantes |
Por fim, clique em "Opções" e depois em "Salvar".
Para vincular um item de configuração, selecione ICs relacionados > Pesquisar item de configuração e selecione o item de configuração.
Relacionar itens à mudança
Para vincular um Serviço a uma Mudança, selecione Serviços Relacionados > Adicionar Serviçoe selecione o serviço.
Algumas mudanças podem vir junto com um questionário, mas não é obrigatório.
Pode ser usado para fazer uma pesquisa (avaliação) e podem ser respondidos e suas respostas serão vinculadas à mudança.
O questionário deve ser criado previamente.
Para definir as funções e responsabilidades da mudança, preencha os campos:
Campo | Descrição |
|---|---|
Colaborador | Nome do usuário |
Papel | Papel que o usuário irá desempenhar |
Responsabilidades | Selecione a responsabilidade que será vinculada ao usuário |
Ao visualizar uma mudança cadastrada, será apresentada uma nova aba, no menu esquerdo, intitulada "Aprovações". Ao selecionar essa aba, será aberta uma janela pop-up, com o Título: "Aprovação Mudança <número>" e mais 3 abas:
- Aba Executadas, onde serão apresentadas as seguintes colunas:
Coluna | Descrição |
|---|---|
Responsável | Será apresentado o nome do usuário que votou |
Resultado | Será apresentado o voto do usuário |
Comentário | Será apresentado, se houver, o comentário do usuário |
Data/Hora | Será apresentada a Data e a Hora do voto |
Quantidade de Aprovações | Será apresentada a quantidade de votos positivos da aprovação |
Quantidade de Abstenções | Será apresentada a quantidade de votos em abstenção |
Quantidade de Rejeições | Será apresentada a quantidade de votos negativos para aprovação |
Aprovações Pendentes | Será apresentada a quantidade de usuários que faltam votar |
2. Aba Pendentes, com o campo:
Coluna | Descrição |
|---|---|
Responsável | Serão apresentados os nomes dos usuários que ainda não votaram |
3. Aba Histórico, com os campos:
Campo | Descrição |
|---|---|
Responsável | Será apresentado o nome do usuário que mudou o voto |
Resultado | Será apresentado o voto anterior do usuário |
Comentário | Será apresentado, se houver, o comentário do usuário |
Data/Hora | Serão apresentadas a Data e a Hora da mudança do voto |
Além destas, na tela principal, onde mostra a lista com todas as mudanças existentes, será disponibilizada uma aba chamada "Aprovações". Nessa aba, deverá ser informada a quantidade de aprovações na fila do usuário logado, ou seja, aquelas que ele tem permissão para aprovar. Ao clicar em uma Aprovação, primeiramente você terá duas opções para visualizar as informações: "Aprovar/Rejeitar" e "Aprovações".
- Aprovar/Rejeitar
Nessa opção temos:
- Opções: aprovar, rejeitar e abster-se. A opção "aprovar" sempre estará selecionada por padrão;
- Campo motivo: pode ser obrigatório ou não, conforme desenho de fluxo;
- Botões "Gravar" e "Fechar".
2. Aprovações
Nessa opção, temos as abas que já vimos anteriormente: Executadas, Pendentes e Histórico.
Funcionalidade voltada para visualizar todas as ações e auditorias realizadas na Mudança.
Produção e exibição autorizadas de agendamentos de mudanças. Por exemplo, agendas de construção, teste e implementação.
Essa aplicação exibe todas as alterações agendadas na programação relacionadas a atividades periódicas e podem ser aproveitada como método de comunicação.
