Cadastrar ou Editar uma Mudança

esta funcionalidade tem por objetivo registrar ou editar uma mudança segundo a itil, é necessário formalizar a solicitação de mudança , para que todos os procedimentos realizados para a alteração desejada (desde a sua requisição ao impacto de sua implementação) sejam registrados pela equipe responsável, monitorando a mudança durante todo o seu ciclo de vida antes de começar para efetivar o cadastro de uma mudança é preciso previamente cadastrar um contrato, uma unidade e que ela esteja vinculada ao contrato, a um colaborador, a um questionário e ao comitê consultivo de mudanças; ter um grupo vinculado ao contrato associado e os solicitantes (colaboradores) já cadastrados a este grupo caso seja preciso criar um novo colaborador, será necessário incluí lo ao grupo de solicitante, o qual esteja relacionado ao contrato além disso, é fundamental o cadastro prévio do portfólio de mudanças para editar uma mudança, é necessário ter uma mudança cadastrada procedimento nota os campos e informações detalhadas no documento que segue podem ser alterados posteriormente através do botão "editar" disponível em a área de trabalho de mudanças docid\ tqtwgbhu6piybz6zdvqnz clique no botão " opções " e, em seguida, em " cadastro "; a seguinte tela será exibida preencha as informações de acordo com o procedimento descrito nesse documento é possível também copiar uma mudança existente, o que preenche os campos automaticamente de acordo com a mudança selecionada para copiar uma mudança clique no seguinte ícone, localizado no canto superior direito da tela uma nova tela de pesquisa será exibida pesquise a lista por nome ou número da mudança selecionada, e o sistema irá completar os campos automaticamente atenção! a lista permite a pesquisa em todas as mudanças cadastradas caso o usuário não tenha permisão de visualização da mudança selecionada, uma mensagem de erro será exibida e os campos não serão preenchidos solicitante solicitante para identificar o solicitante da mudança, complete os campos campos descrição nome ( ) nome completo do solicitante contato ( ) identificar o contato do usuário e mail ( ) e mail do usuário telefone número de telefone do usuário ramal o número do ramal do usuário unidade ( ) unidade do usuário localidade física a localização física do usuário outras informações informação adicional sobre o usuário ( ) indica campos obrigatórios mudança mudança para identificar a mudança, preencha os campos campos descrição título ( ) título para identificar a mudança descrição da mudança ( ) descrição da mudança efeito de não implementar a mudança efeito caso a mudança não seja implementada contrato contrato vinculado a mudança importância standard, normal, minor, medium, major, emergency impacto impacto que a mudança gera temos as opções baixa, média e alta urgência urgência para realizar a mudança temos as opções baixa, média e alta grupo executor o grupo responsável pela execução da mudança notificações defina as notificações entre "enviar email ao criar a mudança", "enviar email ao finalizar a mudança", "enviar email para o comitê consultivo de mudança", "enviar email para as demais ações da mudança" ( ) indica campos obrigatórios 🖊 note verifique o conhecimento outras informações ao informar o portfólio desejado, caso ele contenha um formulário em seu conteúdo, o formulário será exibido na nova aba de "outras informações" ela possui os seguintes campos campo descrição ambiente ( ) informe o ambiente dessa mudança banco de dados ( ) selecione o banco de dados ( ) indica campos obrigatórios análise ágil de risco análise ágil de risco na área de análise de riscos, serão feitas três questões existe o risco de interromper serviços importantes? com as opções de "sim" ou "não" existe um risco de perda financeira? com as opções "sim" ou "não" existe um risco de imagem? com as opções "sim" ou " não" será então apresentada uma representação do risco de 0 a 100 ação do fluxo ação do fluxo é possível aprovar ou rejeitar uma mudança dentro do cadastro de mudança, utilizando o campo ação de fluxo as ações de fluxo serão informadas no desenho de fluxo planejamento planejamento cadastrar planejamento preencha os dados da janela de planejamento na aba de data, insira o campo de tipo; para planejar a mudança, utilize as funcionalidades guia descrição atividades criar um workspace ou vincular um já existente datas data para planejar a mudança no campo "data prevista de início" , a data de início do planejamento deverá ser indicada no campo "data prevista de término" , a data final do planejamento deverá ser indicada depois de indicar a data de início e a data de término, você poderá verificar os conflitos clicando em "ver conflitos" aprovação "data de aceitação" deverá ser colocada uma data para ser aceita; "votação" deverá ser colocada uma data para votação; "data de conclusão" deverá ser colocada uma data para a conclusão ações adicionar ações para a mudança notificações do sistema defina uma notificação do sistema para informá lo da mudança documentos vincule conhecimento à mudança anexos inserir anexos à mudança anotações adicionar notas relevantes à mudança atividades da fase de planejamento da mudança 🖊 nota também é necessário indicar as informações preliminares de "planejamento" , "plano de reversão" e "revisão e encerramento" plano de reversão para planejar a reversão de mudanças, use os recursos guia descrição atividades criar um workspace ou vincular um já existente ações adicionar ações para a mudança notificações do sistema configure uma notificação do sistema para informá lo sobre o plano de reversão de mudanças documentos vincular conhecimentos ao plano de reversão anexos inserir anexos para o plano de reversão anotações adicionar notas relevantes ao plano de reversão ⚠️ atenção ! a partir da versão 9 2 0 0, será obrigatório anexar o plano de reversão , que deverá estar desenhado no fluxo como uma expressão de saída essa expressão "sistema validar a existência do plano de reversão" flexibiliza a obrigatoriedade em qualquer atividade de mudança cadastrar o plano de reversão da mudança revisão e fechamento revisão e fechamento para revisar e encerrar a mudança, utilize os recursos guia descrição revisão informe ao usuário final sobre a análise de risco e impacto da mudança atividades crie um workspace ou vincule um já existente ao vincular o workspace será apresentado o conjunto de atividades em visão de kamban com sprints, tarefas e dentro das tarefas checklists para serem preenchidos incidentes vincule um incidente para a revisão problemas vincule um problema para a revisão lições aprendidas vincule um conhecimento para o plano de reversão fechamento identifiquer o fechamento da mudança anexos insira anexos anotações adicione notas relevantes clique em "opções" e, em seguida, em "salvar" relacionamentos ic da mudança ic da mudança para vincular um item de configuração, utilize o menu ics relacionados > pesquisar item de configuração e selecione o item de configuração ao ser vinculado um item na mudança é possivel visualizar o mapa de impacto do mesmo serviços da mudança serviços da mudança para vincular um serviço na mudança, selecione serviços relacionados > adicionar serviço e selecione o serviço ao ser vinculado um serviço na mudança é possivel visualizar o mapa de impacto desses serviços questionário questionário não é obrigatório, mas algumas mudanças podem vir junto com um questionário este poderá ser usado para fazer uma pesquisa (avaliação), podem ser respondidos e as respostas serão vinculadas à mudança o questionário deve ser criado previamente papéis e responsabilidades papéis e responsabilidades para definir as funções e responsabilidades da mudança, preencha os campos campo descrição colaborador nome do usuário papel papel que o usuário irá desempenhar responsabilidades selecione a responsabilidade que será vinculada ao usuário aprovações aprovações ao visualizar uma mudança cadastrada, será apresentada, no menu esquerdo, uma nova aba chamada aprovações aprovações ao selecionar essa aba, será aberta uma janela pop up com o título aprovação mudança \<número> e 3 abas aba executadas executadas , onde serão apresentadas as seguintes colunas coluna descrição responsável será apresentado o nome do usuário que votou resultado será apresentado o voto do usuário comentário será apresentado, se houver, o comentário do usuário data/hora serão apresentadas a data e a hora do voto quantidade de aprovações será apresentada a quantidade de votos positivos da aprovação quantidade de abstenções será apresentada a quantidade de votos em abstenção quantidade de rejeições será apresentada a quantidade de votos negativos para aprovação aprovações pendentes será apresentado quantos usuários faltam votar 2\ aba pendentes pendentes com o campo coluna descrição responsável serão apresentados os nomes dos usuários que ainda não votaram 3\ aba histórico histórico com os campos campo descrição responsável será apresentado o nome do usuário que mudou o voto resultado será apresentado o voto anterior do usuário comentário será apresentado, se houver, o comentário do usuário data/hora serão apresentadas a data e a hora da mudança do voto além disso, na tela principal, onde mostra a lista com todas as mudanças existentes, aparecerá uma aba chamada "aprovações" "aprovações" nessa aba, será informada a quantidade de aprovações na fila do usuário logado, ou seja, as quais ele tem permissão para aprovar ao clicar em uma aprovaçao, primeiramente você terá duas opções para visualizar as informações "aprovar/rejeitar" e "aprovações" aprovar/rejeitar aprovar/rejeitar nessa opção temos opções aprovar, rejeitar e abster se para serem selecionadas a opção aprovar sempre estará seleciona por padrão; campo motivo pode ser obrigatório ou não, conforme desenho de fluxo; botões gravar e fechar aprovações aprovações nessa opção, temos as abas que já vimos anteriormente executadas, pendentes e histórico votação rdm votação rdm a equipe de mudanças poderá visualizar a pontuação de votação para aprovação da mudança liberação liberação para vincular uma liberação a uma mudança, procure uma liberação já existente em "pesquisar por título" ou crie uma nova usando a opção "cadastrar" problema problema para vincular um problema a uma mudança, procure um problema já existente em "procurar por título" ou crie uma nova versão usando a opção "cadastrar" base de conhecimento base de conhecimento para vincular uma base de conhecimento a mudança, procure uma base já existente em "procurar por título" ou crie uma nova versão usando a opção "cadastrar" ticket ticket para vincular um ticket a mudança, procure um ticket já existente em "procurar por título" ou crie uma nova versão usando a opção "cadastrar" histórico e audição para ver todas as ações e auditorias realizadas na mudança mudança programada produção e exibição autorizadas de agendas de mudanças por exemplo agendas de construção, teste e implementação exibem todas as alterações agendadas na programação de atividades periódicas e podem ser usadas como métodos de comunicação risco da mudança para criar os riscos da mudança é necessário preencher o formulário abaixo com as seguintes informações pessoa(s) impactadas impacto urgência probabilidade análise de risco e comentários a criticidade do risco será calculada assim que os dados forem preenchidos nota o formulário de riscos da mudança poderá ser editado a qualquer momento possibilitando adicionar novos campos (texto, checkbox, option button, texto rico, dentre outros) conforme necessidade do cliente e regras de negócio (peso, máxima, limite, média, etc)