16 Procesos
Portafolio y Catálogo

Configurar Atributos de Servicio

39min

Cada servicio tiene un conjunto de atributos que lo caracteriza y diferencia de los demás.

Las características individuales son variadas y pueden ser relacionados con la prestación de servicios, su relación con los diferentes procesos de gestión, su relación con otros servicios y con las partes que participan en su entrega u operación.

En 4biz, los atributos del servicio se configuran desde el Portafolio de Servicios.

Antes de empezar

Debe haber configurado previamente el Pipeline de Servicios.

Procedimiento

  1. Acceda al menú principal Procesos > Gestión de Portafolio y Catálogo > Portafolio;
  2. Acceda al Portafolio de Servicios, que tiene el servicio a detallar y haga clic en el botón "Avanzar";
  3. Localice el servicio en la lista del Portafolio de Servicios y haga clic en el botón "Avanzar";
  4. En la parte izquierda de la pantalla, se presentarán los diferentes temas donde se agrupan los atributos que se pueden configurar;
  5. Haga clic en el tema del atributo a definir para acceder a su página de configuración.

A continuación se describen los temas de atributos de servicio disponibles en 4biz:

Atributos de Servicio

Detalles

Tema relacionado con los atributos básicos del servicio, como Nombre, Estado, Criticidad, Categoría, entre otros.

Las pestañas, los campos del formulario y las acciones disponibles en este tema se describen en el documento Registrar/Editar Servicio

Requerimientos de Nivel de Servicio

Este tema agrupa los atributos relacionados con el proceso de gestión de nivel de servicio, como la utilidad y la garantía del servicio.

La utilidad del servicio es el propósito para el que fue creado y las necesidades del cliente que se pretende satisfacer. Ya la garantía del servicio engloba las condiciones que determinan la adecuación del servicio para su uso.

Evidentemente, los requerimientos de nivel de servicio están relacionados con el proceso de gestión del nivel de servicio. Sin embargo, también pueden estar asociados a otros procesos, como la gestión de incidentes, problemas y cambios.

Pestaña de Requerimientos del Nivel de Servicio

Campo

Descripción

Fecha de creación (*)

Fecha de creación del servicio.

Fecha de inicio del servicio

Fecha en la que el servicio fue o será liberado para su uso.

Dueño del servicio

Indicación del propietario del servicio.

(*) Campo obligatorio

  • Utilidad del Servicio

Campo

Descripción

Especificación (**)

Describe la finalidad del servicio, es decir, por qué existe el servicio y lo que debe realizar para satisfacer las necesidades de sus clientes.

Contexto (**)

Describe el contexto de uso del servicio, es decir, quien, cuando, donde y como se utilizará el servicio.

Funciones Esenciales (**)

Enumera las características esenciales del servicio. Son los elementos de los que depende el servicio para funcionar y cuyo fallo provocaría su indisponibilidad.

(**) Campos que aceptan archivos adjuntos

  • Garantía del Servicio

Campo

Descripción

Seguridad (**)

Describe los requerimientos de seguridad de la información y los mecanismos que debe tener el servicio para garantizar la seguridad de sus datos, tales como: Almacenamiento seguro y eliminación de datos, perfiles de acceso y permisos, clasificación de información, etc.

Disponibilidad (**)

Describe los requerimientos de disponibilidad y los mecanismos que debe tener el servicio para garantizar su disponibilidad de acceso, tales como: implantación y mantenimiento de la redundancia de los equipos, tecnologías de alta disponibilidad como los clusters, etc.

Capacidad (**)

Describe los requerimientos de capacidad y los mecanismos que debe tener el servicio para garantizar la entrega de una capacidad adecuada, tales como: Asignación dinámica de procesamiento, seguimiento del uso del servicio, métricas de medición de la capacidad y la demanda, etc.

Continuidad del Negocio (**)

Describe los requerimientos de continuidad del servicio y los mecanismos que debe tener el servicio para garantizar su funcionamiento dentro de unos niveles mínimos aceptables, incluso en una situación de crisis, tales como: disponibilidad de datacenter redundante, planes de respuesta ante desastres, pruebas de recuperación del servicio, etc.

Desempeño (**)

Describe los requerimientos de rendimiento y los mecanismos que debe tener el servicio para garantizar que su desempeño satisfaga las expectativas de los clientes, tales como: tiempos previstos y aceptables para la realización de cada etapa del servicio, etc.

Interrupciones Planificadas (**)

Describe los requerimientos para las interrupciones planificadas del servicio y como la gestión del servicio debe garantizar el cumplimiento de las reglas acordadas, tales como: el Tiempo máximo para una interrupción planificada del servicio, la frecuencia con la que se puede interrumpir el servicio, los mecanismos de solicitud, aprobación y gestión de las interrupciones planificadas, etc.

(**) Campos que aceptan archivos adjuntos

  • 

Campo

Descripción

Gestión de Incidente

Describe los requerimientos del proceso de gestión de incidentes. Elementos como: la Clasificación de los incidentes, su gravedad y prioridad, los tiempos aceptables para la identificación de un incidente, su registro, la investigación y el restablecimiento del funcionamiento normal del servicio.

Gestión de Problema

Describe los requerimientos del proceso de gestión de problemas. Elementos como: Tiempos esperados para la identificación, el registro e la investigación de un problema.

Gestión de Cambio

Describe los requerimientos del proceso de gestión de cambio. Elementos como: Tipos de cambios, procedimientos de registro, análisis, aprobación y revisión de cambios. También las ventanas preferenciales para realizar el mantenimiento y los periodos de congelación para los cambios.

  • Conformidad

Campo

Descripción

Interna (**)

Describe los requerimientos internos de gobernanza y de riesgo que deben observarse y cumplirse durante el ciclo de vida del servicio y su funcionamiento. Suelen estar relacionados con las políticas de gestión determinadas por el consejo de administración de la organización para preservar las inversiones y la organización de una mala gestión.

Externa (**)

Describe los requerimientos externos de gobernanza y de riesgo que deben observarse y cumplirse durante el ciclo de vida del servicio y su funcionamiento. Suele implicar el cumplimiento de los reglamentos, ordenanzas, leyes y marcos normativos a los que está sujeta la organización.

(**) Campos que aceptan archivos adjuntos

Pestaña de Documentos Adjuntos

Componente

Descripción

Seleccionar el tema del archivo adjunto

Selecciona el tema con el que está relacionado el archivo adjunto

Tabla de archivos

Lista de archivos adjuntos

Están disponibles las siguientes funciones:

Funciones

Descripción

Añadir archivos

Inserta el archivo indicado como adjunto al tema seleccionado

Guardar

Guarda el atributo

Limpiar

Limpia los campos

Borrar

Borra el arquivo

Atributos Financieros

Estos son los atributos que describen la relación del proceso de gestión financiera con el servicio.

Los atributos financieros indican la relación del servicio con los Centros de Resultados, Departamentos y con los valores financieros de CAPEX, OPEX, Valor Directo y otros.

Esta información puede utilizarse para presentar la situación financiera actual de un servicio, así como todo el historial de variación de costes y precios.

El registro o las modificaciones de la información financiera se realizan dentro del Proceso de Gestión Financiera.

🖊 Nota: 4biz realiza la diferenciación entre el coste y el precio del servicio.

💡 Consejo: 4biz, a través del modelo jerárquico de coste, relaciona los elementos financieros registrados y calcula los valores correspondientes a cada servicio. Esto permite identificar la distribución de costes entre los diferentes servicios registrados.

Además, los valores se vincularán automáticamente al elemento de configuración correspondiente, mostrando la siguiente información:

Campo

Descripción

Categoría

La categoría del registro financiero

Tipo

Indicación del tipo de registro, es decir, coste o ingreso

Clasificación

La clasificación del coste

Valor

El valor del servicio

Ciclo

El ciclo financiero

Casos de Negocios

En esta sección se registran las informaciones estratégicas relacionadas con los casos de negocio elaborados para el proyecto y desarrollo del servicio.

Pestaña de Casos de Negocios

Campo

Descripción

Caso de Negocio (*)

Nombre del caso de negocio

Resumen ejecutivo (**)

Presenta el resumen ejecutivo del caso de negocio

Parte interesada

Indica las partes interesadas en el caso de negocio

Escenarios (**)

Describe los escenarios de negocio considerados en el desarrollo de los casos de negocio

Problema/Oportunidad (**)

Describe el problema que hay que resolver o la oportunidad que hay que aprovechar

Propuesta de solución (**)

Especifica las soluciones propuestas

Análisis financiero (**)

Informa sobre el análisis financiero realizado

Análisis de riesgo (**)

Describe los riesgos considerados en el análisis del caso

Viabilidad técnica (**)

Indica las consideraciones técnicas sobre el caso

Conclusión (**)

Especifica la conclusión a la que llega el análisis del caso

(*) Campos obligatorios

(**) Campos que aceptan archivos adjuntos

Pestaña de Documentos Adjuntos 

Componente

Descripción

Seleccionar el tema del archivo adjunto

Selecciona el tema con el que se relaciona el archivo adjunto

Tabla de archivos

Lista de archivos adjuntos

Están disponibles las siguientes funciones:

Funciones

Descripción

Añadir archivos

Inserta el archivo indicado como adjunto al tema indicado

Guardar

Guarda el atributo

Limpiar

Limpia los campos

Elementos de Configuración

En esta sección de atributos, se presenta el mapa de relaciones de los elementos de configuración que componen el servicio.

Los cambios de las relaciones entre los elementos de configuración se realizan dentro del proceso de Gestión de Configuración y de ITAM.

Procesos de Negocio

Los servicios siempre están vinculados a los procesos de negocio para hacerlos operativos, apoyarlos o permitir su ejecución. Es importante comprender esta relación para evaluar adecuadamente los riesgos e impactos de indisponibilidades, así como las oportunidades de inversión y negocios.

En esta sección de atributos, registre y vincule los procesos de negocio de la organización con los servicios prestados.

Están disponibles las siguientes funciones:

Función

Descripción

Vincular el proceso de negocio

Vincula un registro de proceso de negocio con el servicio

Nuevo proceso de negocio

Registra un nuevo proceso de negocio

Busque aquí

Búsqueda entre los procesos vinculados

Lista de procesos de negocio

Permite ver los detalles y desvincular

Servicios de Apoyo

Los servicios pueden ser principales, de intensificación o de apoyo.

  • Los Servicios principales son aquellos creados y apoyados para entregar los resultados esperados. Son percibidos directamente por sus clientes a través de la interacción y obtención de valor.
  • Los Servicios de intensificación no son esenciales para la entrega de valor al cliente cliente, sin embargo estimulan a los clientes a hacer más uso de los servicios contratados y diferencian el proveedor de servicios de sus competidores.
  • Servicios de apoyo prestan soporte al servicio principal. No son utilizados directamente por los clientes y usuarios, pero son fundamentales para la entrega de valor. Ejemplos más comunes son el backup de datos y monitoreo de equipos.

Están disponibles las siguientes funciones:

Función

Descripción

Vincular el servicio

Vincula un servicio de apoyo

Busque aquí

Búsqueda entre los servicios vinculados

Dueño del Negocio

El dueño del negocio es la persona o grupo que es responsable de definir la visión y el plan del negocio que debe ser soportado por el servicio.

Esta información es importante para agilizar la negociación de los cambios, escalado de incidentes, informes de los niveles de servicio y otras acciones de gestión que implican a las áreas de negocio.

Están disponibles las siguientes funciones:

Función

Descripción

Vincular a los usuarios

Vincula a un individuo como dueño del negocio

Vincular los grupos

Vincula un grupo como dueño del negocio

Busque aquí

Búsqueda entre los individuos y grupos vinculados

Desvincular

Desvincula al dueño del negocio de la lista

Usuario del Negocio

Los usuarios del negocio son las personas que utilizan el servicio durante el trabajo.

Esta información es relevante para acciones tales como: la comunicación sobre el funcionamiento del servicio, la identificación de oportunidades de mejora, la comprensión de la demanda y otras acciones de gestión que implican el uso del servicio.

Están disponibles las siguientes funciones:

Función

Descripción

Vincular a los usuarios

Vincula a un individuo como usuario

Vincular los grupos

Vincula un grupo como usuario

Busque aquí

Búsqueda entre los usuarios y grupos vinculados

Desvincular

Desvincula el usuario o grupo de la lista

Solicitudes

En esta sección de atributos, se vinculan todas las actividades de solicitud que componen el servicio. Estas actividades son el principal punto de contacto de los usuarios con el servicio, ya que sus solicitudes se formalizan a través de sus registros.

La disponibilidad para registrar una solicitud depende de su vínculo con el servicio y del permiso definido.

Están disponibles las siguientes funciones:

Función

Descripción

Nueva actividad de solicitud

Registra una actividad de solicitud

Vincular actividad de solicitud

Permite buscar y vincular una actividad registrada al servicio

Busque aquí

Búsqueda entre las solicitudes vinculadas

Desvincular

Desvincula la actividad de la lista

Aplicaciones

Los servicios se apoyan o se hacen operativos mediante el uso de aplicaciones o sistemas de información. En esta sección se asocian y presentan todas las aplicaciones relacionadas con el servicio.

Están disponibles las siguientes funciones:

Función

Descripción

Vincular aplicación

Permite buscar y vincular una aplicación al servicio

Nueva aplicación

Crea un registro para una aplicación

Busque aquí

Búsqueda entre las aplicaciones vinculadas

Desvincular

Desvincule la aplicación de la list

Paquete de Diseño del Servicio

En esta sección se registra toda la documentación técnica del servicio, como los requisitos de software, modelos de contrato, acuerdos de nivel de servicio, acuerdos de nivel operacional, planes de transición del servicio, esquema de datos, topología de la red de datos, etc.

Es importante anotar los detalles técnicos del servicio y los archivos que se pueden adjuntar. Como el contenido del paquete de diseño del servicio puede variar mucho entre las distintas organizaciones, cada archivo adjunto puede tener su propia descripción.

Campo

Descripción

Detalles (*)

Anotación de los detalles del paquete de diseño del servicio

(*) Campo obligatorio

Documentos Adjuntos 

Están disponibles las siguientes funciones para adjuntar documentos:

Funcionalidad

Descripción

Descripción del anexo

Indicación del asunto del archivo adjunto

Añadir archivo

Selecciona el archivo a adjuntar

Lista de archivos adjuntos

Abrir y borrar los archivos adjuntos

Incidentes

En esta sección de atributos, se vinculan todas las actividades de incidentes que componen el servicio.

El registro de estas actividades permite una dirección rápida del servicio del incidente, así como su evaluación, diagnóstico y resolución.

Están disponibles las siguientes funciones:

Función

Descripción

Nueva actividad de incidente

Registra una nueva actividad de incidente

Vincular actividad de incidente

Permite buscar y vincular una actividad registrada al servicio

Busque aquí

Búsqueda entre los incidentes vinculados

Desvincular

Desvincula actividad de la lista

Procedimientos de Continuidad

Los procedimientos de continuidad se utilizan para responder a una situación excepcional que afecta gravemente al servicio, como una crisis o desastre. En estos casos, debe ponerse en marcha un plan de acción para dar continuidad a la prestación de servicios y seguir una respuesta rápida. Este plan se compone de un conjunto de procedimientos.

En esta sección de atributos, se enumeran todos los procedimientos necesarios para el restablecimiento del funcionamiento normal del servicio.

Están disponibles las siguientes funciones:

Función

Descripción

Nuevo procedimiento

Registra un nuevo procedimiento

Vincular procedimiento

Permite buscar y vincular un procedimiento al servicio

Busque aquí

Búsqueda entre los procedimientos vinculados

Desvincular

Desvincule el procedimiento de la lista

Contratos

La relación entre los servicios y los contratos es una de las configuraciones más importantes de 4biz. La flexibilidad para organizar esta relación permite gestionar varios contratos y ofrecer diferentes niveles de calidad para un mismo mismo servicio, como por ejemplo, el nivel Oro, Plata y Bronce.

Están disponibles las siguientes funciones:

Función

Descripción

Nuevo contrato

Registra un nuevo contrato

Vincular contrato

Permite buscar y vincular un contrato al servicio

Busque aquí

Búsqueda entre los contratos vinculados

Desvincular

Desvincule el contrato de la lista

Dueño del Servicio

El dueño del servicio representa el servicio ante la organización. Tiene un amplio conocimiento del servicio y participa en las decisiones estratégicas. El dueño también actúa como punto de contacto dentro del proceso de escalado para incidentes y solicitudes.

En esta sección de atributos, se enumeran los usuarios y grupos que se indican como dueños del servicio.

Están disponibles las siguientes funciones:

Función

Descripción

Vincular a los usuarios

Vincula a un individuo como dueño del servicio

Vincular los grupos

Vincula un grupo como dueño del servicio

Busque aquí

Búsqueda entre los usuarios y grupos vinculados

Desvincular

Desvincule el usuario o grupo de la lista

Base de Conocimiento

El conocimiento es una herramienta fundamental para el diseño, el desarrollo, la prestación y el uso de un servicio. Cuanto más conozca la gente el servicio, más probable será que obtenga valor al utilizarlo.

En esta sección se indican todos los registros de conocimiento relacionados con el servicio.

Están disponibles las siguientes funciones:

Función

Descripción

Vincular conocimiento

Permite buscar y vincular un registro de conocimiento con el servicio

Busque aquÍ

Búsqueda entre los registros de conocimiento vinculados

Desvincular

Desvincula un registro de conocimiento de la lista

Habilidad/Recurso

Para poner en práctica los conocimientos, las personas que participan en el servicio necesitan habilidades y recursos para llevar a cabo las acciones. Indicar cuáles son los requisitos para utilizar el servicio facilita el proceso de contratación de personas, la organización de equipos, así como la formación y capacitación.

En esta sección se enumeran las habilidades y recursos necesarios para usar y mantener el servicio.

Están disponibles las siguientes funciones:

Función

Descripción

Vincular habilidad

Permite buscar y vincular una habilidad al servicio

Nueva habilidad

Registra una nueva habilidad

Busque aquí

Búsqueda entre las habilidades vinculadas

Desvincular

Desvincula un registro de habilidad de la lista

Capacidad Planificada

Al diseñar un servicio, el responsable debe planificar cómo va a satisfacer las necesidades de capacidad actuales y futuras. Esta visión a largo plazo del servicio permitirá realizar las inversiones adecuadas en el momento oportuno para garantizar la disponibilidad de la capacidad.

En esta sección de atributos, se enumeran los indicadores de capacidad o rendimiento del servicio.

Están disponibles las siguientes funciones:

Función

Descripción

Vincular los indicadores de capacidad/rendimiento

Permite buscar y vincular un indicador de capacidad o rendimiento al servicio

Desvincular

Desvincula un indicador de capacidad o rendimiento de la lista

Atributo de la Demanda

La falta de capacidad de un servicio puede causar indisponibilidad y su exceso es un desperdicio de inversiones. Por lo tanto, es necesario comprender la demanda de un servicio para para poder planificar adecuadamente la capacidad para satisfacerla.

En esta sección, los atributos de la demanda están relacionados con el servicio.

Están disponibles las siguientes funciones:

Función

Descripción

Vincular atributos de demanda

Permite buscar y vincular un atributo de demanda del servicio

Desvincular

Desvincula un atributo de demanda de la lista

Evaluaciones del Servicio

En esta sección, se enumeran todas las evaluaciones de la prestación de servicios. Para facilitar la visualización, es posible filtrar los registros utilizando fechas para limitar el período del listado.

Están disponibles los siguientes filtros:

Filtro

Descripción

Período de registro - Inicio

La fecha de inicio para filtrar las evaluaciones

Período de registro - Fin

La fecha final para filtrar las evaluaciones

Están disponibles las siguientes funciones:

Función

Descripción

Buscar

Enumerar las evaluaciones teniendo en cuenta el filtro definido

Limpiar

Limpiar las fechas definidas en el filtro

Servicio de Auditoría

En esta sección, se presentan las ocurrencias de las acciones relacionadas con el servicio. Pueden ser la modificación de atributos o detalles, el registro de incidentes y solicitudes, la configuración de relación con contratos etc.

Están disponibles las siguientes funciones:

Campo

Descripción

Período de apertura

Define la fecha de inicio y final del listado

Categoría

Filtra el listado por la categoría elegida

Buscar

Búsqueda con filtros definidos

Limpiar

Limpia los filtros

Expandir

Muestra más detalles

Pestaña de Registro de Ocurrencias 

Objeto

Descripción

Categoría (*)

Define la categoría del registro

Descripción (*)

Especifica los detalles del registro

Guardar

Guarda los datos completados

Limpiar

Limpia los campos completados

(*) Campo obligatorio