Mantenimiento del Portafolio de Servicio
Debes tener un contrato registrado;
Tener una actividad registrada en uno portafolio de servicios.
- Acceda al menú principal Procesos > Gestión de Portafolio y Catálogo > Portafolio;
- Aparecerá la lista de Portafolios registrados y, en el lado derecho, el botón "Mantenimiento";
- Al hacer clic en Mantenimiento, mantendremos el portafolio deseado. Primero tendremos las siguientes etapas:
Etapa | Descripción |
|---|---|
Eligir la acción | En esta etapa tenemos dos opciones: Vincular y Desvincular. Cuando seleccione una de las opciones, se le presentará otra pregunta sobre lo que desea vincular o desvincular |
¿Qué quieres vincular? | También tendremos dos opciones en esta etapa: Contrato y Atividad. Seleccione cual desea vincular a su Portafolio |
¿A qué quieres vincular? | Si seleccionó la opción "Contrato" en el paso anterior, se le asignará por defecto vincular una Atividad a su contrato. Si ha seleccionado previamente la opción "Atividad", entonces el Contrato vendrá por defecto para estar vinculado a él |
Contenidos relacionados | Es un enlace para registrar/editar un contrato que, cuando se selecciona, abrirá la pantalla de registro del contrato. Una vez finalizado, el sistema vuelve a la página de mantenimiento del portafolio |
- Esta opción es para cuando respondió en las etapas:
- Elija la acción - Vincular;
- ¿Qué quieres vincular? - Actividad;
- ¿A qué quieres vincular? - Contrato.
- El sistema devuelve todas las actividades activas encontradas para el servicio de negocio/técnico seleccionado. Las actividades activas son aquellas con un estado activo.
- Seleccione la(s) actividad(es) que desea vincular. Para Actividades, tenemos la siguiente información:
- Nombre
- Opción de filtrar
- ID
- Portafolio
- Servicio
- Contratos vinculados
- Ver detalles
- Cuando se seleccionan las actividades, aparecerán dos botones:
- Uno mostrando el número de actividades que se han seleccionado;
- Y el otro "Comparar actividades seleccionadas", donde aparecerá un pop-up con la información de las actividades seleccionadas.
Después de la lista de Actividades, es hora de seleccionar el "Contrato" que desea vincular.
- El sistema muestra la lista de contratos activos encontrados en las actividades previamente seleccionadas;
- Seleccione el contrato que desea vincular. Para los Contratos, tenemos la siguiente información:
- Nombre del contrato
- Opción de filtrar
- Cliente
- Proveedor
- Portafolio, que presentará la cantidad de portafolios encontrados en el contrato seleccionado
- Ver detalles
- Flecha de detalles del contrato, que cuando se selecciona carga la siguiente información del contrato: Tipo de acuerdo/contrato, fecha del contrato, horas de soporte, moneda, fecha de finalización del contrato
- Después de vincular correctamente las actividades y los contratos que desee, haga clic en "Siguiente".
- Aparecerá la pantalla "Características estándar de la acción masiva". En esta pantalla, completarás algunos datos que te servirán como características estándar de la acción masiva para todas las actividades y contratos que hayas seleccionado previamente;
- Tenemos los siguientes campos para completar como característica estándar de la acción masiva:
Campo |
|---|
Condiciones de operación |
Fecha de inicio |
Calendario |
Tiempo de atención |
Plantilla de apertura |
Plantilla de correo electrónico de cierre |
Grupos ejecutores |
Grupo de aprobación |
Flujo |
6. A continuación, verá las actividades y los contratos que seleccionó anteriormente para vincularlos;
7. Todas las actividades y contratos seleccionados en este paso recibirán las mismas características informadas anteriormente. Si el sistema identifica una función para un servicio/contrato, la función anterior no se suscribirá;
8. Después de configurar todos los campos, haga clic en "Siguiente";
9. Aparecerá la pantalla "Revisión de artículos a cambiar";
10. En esta pantalla podrás revisar todas las características, actividades y contratos que seleccionaste durante todo el proceso de vinculación para ver si se ajusta a tus necesidades. Tenga en cuenta que esta pantalla es solo para visualización y no se puede cambiar ninguna información;
11. Si está de acuerdo con la información, haga clic en "Confirmar". Verás un mensaje "¿Quieres confirmar y continuar con las acciones masivas?", Haga clic en "Sí, confirmar" para finalizar el vínculo;
12. Al vincular una actividad a un contrato, el sistema volverá a la pantalla de Portafolio.
- Esta opción es para cuando respondió en las etapas:
- Elija la acción - Desvincular;
- ¿Qué quieres desvincular? - Contrato;
- ¿A qué quieres desvincular? - Actividad.
- El sistema devuelve todos los contratos activos encontrados para el portafolio seleccionado. Los portafolios activos son aquelles con estado activo;
- Seleccione el contrato que desea desvincular. Para Contratos, tenemos la siguiente información:
- Nombre del contrato
- Opción de filtrar
- Cliente
- Proveedor
- Portafolio, que presentará la cantidad de portafolios encontrados en el contrato seleccionado
- Ver detalles
- Flecha de detalles del contrato, que cuando se selecciona carga la siguiente información del contrato: tipo de acuerdo/contrato, fecha del contrato, horas de soporte, moneda, fecha de finalización del contrato.
- Cuando se seleccionan los contratos, aparecerán dos botones:
- Uno mostrando la cantidad de contratos que se han seleccionado;
- Y el otro "Comparar contratos seleccionados", donde aparecerá un pop-up con la información de los contratos seleccionados.
Después de la lista de Contratos, es hora de seleccionar la "Actividad" que desea desvincular.
- El sistema muestra la lista de actividades encontradas en el portafolio seleccionado;
- Seleccione la actividad que desea desvincular. Para Actividades, tenemos la siguiente información:
- Nombre
- Opción de filtrar
- ID
- Portafolio
- Servicio
- Contratos vinculados
- Ver detalles
- Haga clic en "Siguiente" para continuar.
- Aparecerá la pantalla "Características estándar de la acción masiva". En esta pantalla, completarás algunos datos que te servirán como características estándar de la acción masiva para todas las actividades y contratos que hayas seleccionado previamente.
- Tenemos los siguientes campos para completar como característica estándar de la acción masiva:
Campo |
|---|
Condiciones de operación |
Fecha de inicio |
Calendario |
Tiempo de atención |
Plantilla de apertura |
Plantilla de correo electrónico de cierre |
Grupos ejecutores |
Grupo de aprobación |
Flujo |
6. A continuación, verá las actividades y los contratos que seleccionó anteriormente para desvincularlos;
7. Después de configurar todos los campos, haga clic en "Siguiente";
8. Aparecerá la pantalla "Revisión de ítems a cambiar";
9. En esta pantalla podrás revisar todas las características, actividades y contratos que seleccionaste durante todo el proceso de desvinculación para ver si se ajusta a tus necesidades. Tenga en cuenta que esta pantalla es solo para visualización y no se puede cambiar ninguna información;
10. Si está de acuerdo con la información, haga clic en "Confirmar". Verás un mensaje "¿Quieres confirmar y continuar con las acciones masivas?", Haga clic en "Sí, confirmar" para finalizar el desvínculo;
11. Al desvincular una actividad de un contrato, el sistema establecerá la fecha de finalización en el vínculo de servicio x contrato;
12. La actividad no se retirará y podrá volver a vincularse en cualquier momento con el mismo contrato o con otros contratos.