Base de Conocimiento - Configuración

📚 ¿qué es la base de conocimiento? 👉 es como una biblioteca virtual para la empresa allí se almacena toda la información importante sobre productos, servicios, procesos y métodos de trabajo 🎯 aquí puedes 🔎 organiza todo en un solo lugar; 👩‍💼 ayuda a diferentes equipos (atención al cliente, ventas, finanzas, marketing); 🤝 estandariza las respuestas y los métodos de trabajo; 🚀 agiliza la atención al cliente con información disponible y fácil de encontrar; 📢 puedes incluir textos, vídeos, ebooks, infografías, tutoriales; ⏱️ los equipos lo utilizan para responder a las preguntas de los clientes y resolver sus consultas; ➡️ los clientes también pueden acceder y encontrar soluciones por sí mismos (autoservicio) en esta página verás todas las configuraciones de la base de datos que estarán disponibles en el portal de conocimiento del usuario, que estará disponible próximamente la base de datos puede ser completada por todos los usuarios con el perfil de creación 1 1 configuración de la base de conocimientos configuración de la base de conocimientos para acceder, siga estos pasos acceda a la aplicación my desk ; haga clic en ⚙️ configuración en la parte superior; haga clic en base de conocimientos en el menú lateral izquierdo; a continuación, se mostrará una lista de bloqueos con todas las carpetas creadas; my desk incluye dos carpetas estándar carpeta 1 carpeta 2 puede crear una carpeta nueva; editar una carpeta; eliminar una carpeta; añadir conocimientos; editar conocimientos; eliminar conocimientos 2 2 crear nueva carpeta crear nueva carpeta para crear una nueva carpeta, siga estos pasos haga clic en el botón " nueva carpeta " en la esquina superior derecha de la pantalla se abrirá una ventana en el centro de la pantalla nombre de la carpeta introduzca el nombre de la nueva carpeta; notificar al autor de todos los cambios en el estado de conocimiento haga clic en este botón para activar este comando de esta forma, el usuario que creó la carpeta siempre recibirá notificaciones de cualquier modificación futura perfil de acceso aquí puede definir permisos para uno o más grupos de usuarios en esta carpeta, según sus necesidades para agregar un perfil de acceso, siga estos pasos haga clic en el botón azul " agregar "; se abrirá una ventana a la derecha de la pantalla; permisos hay dos opciones de permiso lectura; lectura y creación 🔘 lectura el usuario con este permiso solo podrá acceder y leer los documentos contenidos en esta carpeta acciones esta opción está deshabilitada estado puede elegir una o más opciones este campo permite al grupo ver el conocimiento que se encuentra en ciertos estados, como en borrador; en revisión; revisado; en publicación; publicado; archivado notificar cambios de estado puede elegir una o más opciones para recibir notificaciones las opciones son en borrador; en revisión; revisado; en progreso; publicado; archivado grupos aquí puede elegir uno o más grupos que puedan ver esta carpeta seleccione el/los grupo(s) deseado(s); nota los elementos con un asterisco rojo son obligatorios 🔘 lectura y creación el usuario con este permiso puede acceder, leer y crear nuevos documentos en esta carpeta acciones puede elegir una o más opciones esto le permitirá al usuario realizar una acción sobre el estado del conocimiento los estados disponibles son publicar; aprobar; revisar; archivar/desarchivar; eliminar estados puede elegir una o más opciones este campo permite al usuario ver el conocimiento que se encuentra en ciertos estados, como en borrador; en revisión; revisado; en progreso; publicado; archivado notificar cambios de estado puede elegir una o más opciones para notificar a cada grupo las opciones son en borrador; en revisión; revisado; en publicación; publicado; archivado grupos aquí puede elegir uno o más grupos que puedan ver y gestionar esta carpeta seleccione el/los grupo(s) deseado(s) cada grupo solo se puede usar una vez en cada configuración de perfil de acceso de cada carpeta nota 1 los elementos con un asterisco rojo son obligatorios ; nota 2 no es posible editar un permiso solo puede crear uno nuevo o eliminar uno haga clic en el botón guardar para guardar los cambios; haga clic en guardar de nuevo para guardar los cambios y salir 3 3 e e ditar una carpeta para editar una carpeta, siga estos pasos haga clic en el icono del lápiz dentro de la carpeta que desea editar; se abrirá una ventana en el centro de la pantalla; puede cambiar nombre de la carpeta; notificar al autor; acceder al perfil en esta opción puede ver perfiles existentes; crear un nuevo perfil; eliminar un perfil existente; haga clic en guardar para guardar los cambios 4 4 a a gregar conocimiento puedes añadir nuevos conocimientos sin límite de tamaño y en cualquier tipo de archivo, como imagen, vídeo, pdf, etc para añadir conocimientos, sigue estos pasos haz clic en el nombre de la carpeta donde quieras añadirlos; haz clic en el botón azul \[+ nuevos conocimientos] en la esquina superior derecha; se abrirá una ventana en el centro de la pantalla introduce la siguiente información carpeta el nombre de la carpeta abierta estará predefinido; título introduce el título del conocimiento el título no puede coincidir con otro conocimiento existente el sistema no lo creará; el título tiene un límite de 250 caracteres versión la versión actual, 1 0, estará predefinida; autor tu nombre de usuario como creador estará predefinido aprobador tipo de documento elige una de las siguientes opciones preguntas frecuentes (faq); noticias; documento; plan de administración y finanzas; plan de comunicación origen elija una de las siguientes opciones conocimiento; evento; cambio; incidente; problema privacidad elija una de las siguientes opciones pública; interna; confidencial acceso estas opciones solo se muestran si la privacidad seleccionada es pública elija una de las siguientes opciones interna; externa fecha de creación la fecha de creación será la predeterminada; fecha de vencimiento elija una fecha de vencimiento para el documento esta opción permite el mantenimiento y la actualización frecuente de los documentos; fecha de publicación elija la fecha de publicación del documento; contenido escriba texto, si es necesario, utilizando la barra de formato; adjuntar archivos puede cargar uno o más archivos sobre este nuevo conocimiento esta función es opcional; acciones elija una acción para su nuevo conocimiento esta opción también es opcional puede crearlo sin seleccionar ninguno si lo guarda sin seleccionar ninguno, se asignará automáticamente a "en borrador" las opciones de acción disponibles son enviar para revisión ; enviar para aprobación cuando el documento se envía para aprobación, debe pasar por un aprobador que puede aprobar ; rechazar si se rechaza, se requiere una justificación enviar para publicación ; publicar ; archivar nota los elementos con un asterisco rojo son obligatorios haga clic en el botón guardar para guardar los cambios 5 5 ver conocimientos ver conocimientos para ver el conocimiento dentro de una carpeta, siga estos pasos haga clic en la carpeta deseada; se mostrará una lista de todos los conocimientos bloqueados; buscar use la barra de búsqueda para buscar por nombre; filtro use el filtro para buscar por situación 6 6 e e ditar conocimiento versiones puedes editar todos los documentos además, durante la edición hay dos nuevas opciones información de la versión y archivar versión anterior puedes editar las siguientes opciones título; tipo de documento; fuente; privacidad; acceso; fecha de caducidad; contenido; adjuntar archivos; acciones 6 1 versionar conocimiento una vez publicada la base de conocimientos, es posible versionar el documento; es decir, cada cambio guardado crea una nueva versión del documento, y la versión anterior se guarda tal como se creó para versionar la base de conocimientos, simplemente haga clic en la tecla de acción, como se muestra en la imagen a continuación 6 2 archivar versión antigua también es posible conservar una versión anterior junto con la nueva versión del conocimiento para ello, simplemente haga clic en la tecla de acción, como se muestra en la imagen a continuación es posible activar ambas teclas y guardar, realizando dos acciones a la vez 7 7 eliminar conocimiento eliminar conocimiento para eliminar un conocimiento, siga estos pasos haga clic en la carpeta que contiene el conocimiento que desea eliminar; haga clic en el icono de la papelera del conocimiento que desea eliminar; aparecerá un mensaje de confirmación sobre el conocimiento ¿está seguro de que desea eliminar este conocimiento? esta acción no se puede deshacer haga clic en eliminar para eliminarlo permanentemente; haga clic en cancelar para volver sin realizar ninguna acción