Base de Conhecimento - Configuração

📚 o que é a base de conhecimento? 👉 é como uma biblioteca virtual da empresa lá ficam guardadas todas as informações importantes sobre produtos, serviços, processos e jeitos de fazer as coisas 🎯 aqui você pode 🔎 organizar tudo num só lugar 👩‍💼 ajudar equipes diferentes (atendimento, vendas, financeiro, marketing) 🤝 padronizar respostas e formas de trabalho 🚀 acelerar atendimentos com informações prontas e fáceis de achar 📢 pode ter textos, vídeos, e books, infográficos, tutoriais … ⏱️ equipes usam pra responder clientes e resolver dúvidas ➡️ lientes também podem acessar e encontrar soluções sozinhos ( autoatendimento ) nesta página você verá todas as configurações da base que poderão ser vistas no portal do conhecimento do usuários que será disponibilizado em breve a base pode ser alimentada por todos usuários que tiver o perfil de criação 1 1 c c onfigurando a base de conhecimento para acessar, siga os passos abaixo acesse a aplicação do my desk; c lique em ⚙️ configurações na parte superior; clique em base de conhecimento , no menu lateral esquerdo uma lista em blocos , com todas as pastas criadas é apresentada a seguir duas pastas já vem como padrão no my desk pasta 1 pasta 2 você pode criar uma nova pasta; editar uma pasta; excluir uma pasta; adicionar conhecimento; editar conhecimento; excluir conhecimento 2 2 criar nova pasta criar nova pasta para criar uma nova pasta, siga os passos abaixo c lique no botão nova pasta no canto superior direito da tela; uma janela se abrirá no centro da tela nome da pasta digite o nome da nova pasta; notificar o autor em todas as mudanças da situação do conhecimento clique neste botão para ativar esta comando assim toda modificação que for feita futuramente, o usuário que a criou será sempre notificado das alterações perfil de acesso aqui você pode definir quais as permissões para um ou mais grupos de usuários nesta pasta, de acordo com a sua demanda para adicionar um perfil de acesso siga os passos abaixo clique no botão azul adicionar ; uma janela se abrirá no lado direito da tela; permissões há duas opções de permissões leitura; leitura e criação 🔘 leitura o usuário com esta permissão, somente poderá acessar e ler os documentos contidos nesta pasta ações nesta opção fica desabilitado; situações você pode escolher uma ou mais opções este campo permite ao grupo visualizar conhecimentos que estejam em determinadas situações, que são em desenho; em revisão; revisado; em publicação; publicado; arquivado notificar quando houver mudanças na situação você pode escolher uma ou mais opções em que será notificado as opções são em desenho; em revisão; revisado; em publicação; publicado; arquivado grupos aqui você escolhe um ou mais grupos que poderá visualizar esta pasta selecione o/os grupo/s desejado/s; obs os itens com asterísco vermelho são obrigatórios 🔘 leitura e criação o usuário com esta permissão, poderá acessar ler e criar novos documentos nesta pasta ações você pode escolher uma ou mais opções permitirá que o usuário execute uma ação na situação do conhecimento as situações disponíveis são publicar; aprovar; revisar; arquivar/desarquivar; deletar situações você pode escolher uma ou mais opções este campo permite ao usuário visualizar os conhecimentos que estejam em determinadas situações, que são em desenho; em revisão; revisado; em publicação; publicado; arquivado notificar quando houver mudanças na situação você pode escolher uma ou mais opções em que será o grupo notificado as opções são em desenho; em revisão; revisado; em publicação; publicado; arquivado grupos aqui você escolhe um ou mais grupos que poderá visualizar e ter ação nesta pasta selecione o/os grupo/s desejado/s cada grupo poderá ser utilizado somente uma vez em cada configuração de perfil de acesso em cada pasta obs 1 os itens com asterisco vermelho são obrigatórios obs 2 não é possível editar uma permissão você pode somente criar uma nova ou excluir clique no botão salvar para manter as alterações; clique novamente em salvar , para manter as alterações e encerrar 3 3 e e ditar uma pasta para editar uma pasta siga os passos abaixo clique no ícone lápis localizado dentro da pasta que deseja editar; uma janela se abrirá no centro da tela; você poderá alterar nome da pasta; notificar autor; perfiil de acesso nesta opção você pode visualizar os perfis existentes; criar um novo perfil; excluir um perfil existente; clique em salvar para gravar as alterações 4 4 a a dicionar conhecimento você pode adicionar um novo conhecimento sem limite de tamanho e em qualquer tipo de arquivo, como imagem, vídeo, pdf, etc para adicionar um conhecimento, siga os passos abaixo clique sobre o nome da pasta, na qual deseja adicionar; clique no botão \[ + novo conhecimento] em azul, no canto superior direito; uma janela se abrirá no centro da tela preencha os seguintes dados pasta já virá em defalt o nome da pasta aberta; título informe o título do conhecimento o título não pode conter o mesmo nome de outro conhecimento existente o sistema não faz a criação; o título possui um limite de 250 caracteres versão já virá em defalt a versão atual que é 1 0; autor o seu usuário como criador já estará em defalt ; aprovador tipo de documento escolha entre uma das opções perguntas frequentes (faq); notícias; documento; plano de administração e finanças; plano de comunicação origem escolha entre uma das opções conhecimento; evento; mudança; incidente; problema privacidade escolha uma das opções público; interno; confidencial acesso só é exibida estas opções se a privacidade escolhida for público escolha uma das opções interno; externo data de criação a data do dia de criação virá em defalt ; data de expiração escolha uma data para que o documento expire esta opção visa a manutenção e atualização frequente dos documentos; data de publicação escolha a data em que o documento será publicado; conteúdo digite um conteúdo de texto, caso necessite, utilizando a barra de formatação; anexar arquivos você pode fazer o upload de um ou mais arquivos sobre este novo conhecimento esta função é opcional ações escolha uma ação para o seu novo conhecimento este item também é opcional, sendo possível criar sem escolher algum caso salve sem escolher nenhu, será atribuido automaticamente "em desenho" as opções de ação disponíveis são enviar para revisão ; enviar para aprovação quando o documento é colocado em aprovação, é necessário passar por um aprovador que poderá aprovar ; rejeitar caso rejeite, há necessidade de uma justificativa enviar para publicação ; publicar ; arquivar obs os itens com asterísco vermelho são obrigatórios clique no botão salvar para manter as alterações; 5 5 visualizar conhecimentos visualizar conhecimentos para visualizar os conhecimentos de uma pasta, siga os passos abaixo clique sobre a pasta desejada; uma lista em blocos de todos conhecimentos será apresentada; pesquisa use a barra de pesquisa para buscar pelo nome; filtro use o filtro, para buscar por situação 6 6 e e ditar conhecimento versionamento você pode editar todos os documentos e além disso, durante a edição há duas novas opções versionar conhecimento e arquivar versão antiga você pode editar as opções título; tipo de documento; origem; privacidade; acesso; data de expiração; conteúdo; anexar arquivos; ações 6 1 versionar conhecimento após ser publicado o conhecimento, é possível versionar o documento, ou seja, cada alteração salva, você pode ter uma versão nova do documento, sendo a anterior salva como foi cariada para versionar o conhecimento, basta clicar na chave de ação, como mostra a imagem abaixo 6 2 arquivar versão antiga é possível também manter uma versão antiga junto com a nova versão do conhecimento para isso, basta clicar na chave de ação como mostra na imagem abaixo é possível ativar nas duas chaves e salvar, fazendo duas ações de uma vez 7 7 excluir conhecimento excluir conhecimento para excluir um conhecimento, siga os passos abaixo clique sobre a pasta que contém o conhecimento que deseja deletar; clique sobre o ícone de lixeira do conhecimento que deseja excluir; uma mensagem de confirmação surgirá sobre o conhecimento tem certeza que deseja excluir conhecimento? essa ação não poderá ser desfeita; clique em deltar para apagar definitivamente; clique em cancelar para voltar sem nenhuma ação