Contratos

24 min

✨ \novo nesta versão \ \\ a funcionalidade de contratos permite que o my desk opere com mais de um contrato de serviço por empresa antes dessa funcionalidade, o sistema trabalhava com um único contrato padrão — chamado de contrato principal — configurado automaticamente no momento da aquisição da plataforma com os multicontratos, você pode cadastrar contratos adicionais e vinculá los a portfólios e atividades específicas, refletindo com precisão a estrutura contratual real da sua organização 📐hierarquia dos objetos relacionados a contratos contrato → portfólio → serviço → atividade 📌 contrato principal o contrato principal é criado automaticamente quando o my desk é adquirido e não pode ser editado nem excluído ele funciona como contrato padrão para todas as atividades que não tiverem um contrato específico configurado o contrato principal continua funcionando normalmente — sem necessidade de reconfiguração 1 por que usar multicontratos? o recurso de multicontratos resolve situações comuns em empresas que atendem mais de um cliente ou possuem contratos com escopos diferentes veja o que você passa a conseguir contratos distintos por cliente empresas com múltiplos clientes podem ter contratos separados para cada um, com datas, valores e escopos independentes controle correto de faturamento e sla as atividades de cada portfólio passam a ser registradas e controladas no contrato correto, evitando erros de faturamento ou descumprimento de sla controle correto de faturamento e sla as atividades de cada portfólio passam a ser registradas e controladas no contrato correto, evitando erros de faturamento ou descumprimento de sla retrocompatibilidade o contrato principal continua funcionando normalmente para todas as atividades que já estavam configuradas não é necessário reconfigurar nada do que já existia 2 como acessar para acessar a tela de contratos, siga os passos abaixo abra as configurações no menu superior, clique em ⚙️ configurações clique em contratos no menu lateral esquerdo, clique em contratos você será levado à tela principal de contratos 2 1 o que você vê na tela de contratos cards de totalizadores no topo da tela, três cards exibem um resumo rápido o número de contratos ativos , o número de contratos inativos e o nome do contrato principal cards de totalizadores no topo da tela, três cards exibem um resumo rápido o número de contratos ativos , o número de contratos inativos e o nome do contrato principal tabela de contratos lista todos os contratos cadastrados com as seguintes colunas id , nome , descrição , início , término , status e ações (ícone de edição) ⚠️ sem acesso ao menu? se a opção contratos não aparecer no menu lateral, o seu usuário pode não ter o perfil de administrador entre em contato com o responsável pela administração do sistema 3 cadastrando um novo contrato para criar um novo contrato, siga os passos abaixo clique em novo contrato o botão fica no canto superior direito da tela, ao lado do campo de pesquisa um formulário será aberto no centro da tela preencha os campos informe os dados do contrato conforme descrito abaixo os campos com asterisco vermelho ( ) são obrigatórios preencha os campos informe os dados do contrato conforme descrito abaixo os campos com asterisco vermelho ( ) são obrigatórios clique em cadastrar após preencher todos os campos obrigatórios, clique em cadastrar para salvar o contrato aparecerá imediatamente na tabela da tela de contratos 3 1 campos do formulário nome do contrato \obrigatório\ identificador único do contrato — normalmente o número ou código conforme o documento formal assinado exemplo ctr 2026 001 ou empresa abc — suporte técnico situação \obrigatório\ \padrão ativo\ define se o contrato está em vigor ou encerrado selecione ativo para contratos vigentes ou inativo para contratos encerrados ou suspensos contratos inativos continuam registrados no sistema, mas não aparecem como opção ao abrir novos chamados e não permitem novos vínculos com atividades cliente \obrigatório\ empresa ou pessoa vinculada a este contrato use a busca para localizar pelo nome caso o cliente não exista, clique no botão + ao lado do campo para cadastrá lo para corrigir dados de um cliente já cadastrado, clique no ícone de lápis ✏️ que aparece ao lado do nome do cliente na lista suspensa período — data de início / data de término \obrigatório\ vigência do contrato selecione a data de início e a data de término no calendário essas datas servem como referência para controle e acompanhamento formato dd/mm/aaaa valor mensal (r$) \opcional\ valor cobrado mensalmente pelo serviço contratado pode ser preenchido depois via edição do contrato exemplo r$ 5 000,00 — use ponto para separar milhares e vírgula para centavos valor estimado (r$) \opcional\ valor total estimado do contrato usado para controle financeiro e relatórios gerenciais pode ser preenchido depois via edição descrição (objeto) \obrigatório\ texto descritivo do escopo do contrato — o que será prestado ou fornecido ao cliente este campo é importante para identificar o contrato corretamente nos relatórios e na janela de seleção de contrato ao vincular atividades exemplo suporte técnico de ti nível 1, 2 e 3 para 200 usuários 4\ cadastrando um novo cliente se o cliente ainda não existe no sistema, você pode cadastrá lo diretamente do formulário de contrato, sem precisar sair da tela clique no botão + novo contrato no campo cliente , clique no ícone de adição (+) à direita do campo de seleção um segundo formulário será aberto preencha os dados do cliente tipo de cliente interno ou externo situação ativo ou inativo nome / razão social nome fantasia pf/cnpj clique em cadastrar o cadastro do cliente será salvo e automaticamente selecionado no campo cliente do formulário de contrato você pode continuar preenchendo os demais campos normalmente 💡 dica para corrigir os dados de um cliente já cadastrado, clique no ícone de lápis ✏️ que aparece ao lado do nome do cliente na lista suspensa do campo cliente assim você edita sem sair do formulário de contrato 5 editando ou inativando um contrato qualquer contrato pode ser editado a qualquer momento — com exceção do contrato principal, que não pode ser alterado para editar siga os passos abaixo localize o contrato na tela de contratos, use o campo de pesquisa para filtrar por nome ou descrição e localize o contrato que deseja editar clique no ícone de edição na coluna ações (última coluna da tabela), clique no ícone de lápis ✏️ na linha do contrato desejado o formulário abrirá com os dados já preenchidos faça as alterações modifique apenas os campos necessários para inativar o contrato, altere o campo situação de ativo para inativo faça as alterações modifique apenas os campos necessários para inativar o contrato, altere o campo situação de ativo para inativo 📌 o que acontece ao inativar um contrato? as atividades já vinculadas ao contrato continuam funcionando normalmente — os tickets em andamento não são afetados a inativação apenas impede que novas vinculações sejam criadas para aquele contrato recomenda se revisar as atividades vinculadas antes de inativar para encerrar um contrato sem excluí lo do sistema, altere o campo situação para inativo assim o histórico é preservado e o contrato deixa de aparecer para novos chamados ⚠️ contrato principal bloqueado o contrato principal (id 1) não pode ser editado o botão de edição fica desabilitado para esse registro essa restrição garante que o contrato padrão do sistema permaneça estável não é possível excluir contratos permanentemente — o encerramento é feito pela inativação 6\ vinculando contratos a atividades o vínculo entre um contrato e uma atividade define como aquela atividade será atendida dentro do contexto daquele contrato qual calendário de atendimento, qual sla, quais grupos executor e aprovador, e qual fluxo de trabalho será seguido essa configuração é feita em \configurações → \ dentro do painel de configurações de cada portfólio — não na tela de contratos para configurar siga os passos abaixo acesse configurações → portfólio no menu superior, clique em configurações e depois em portfólio no menu lateral selecione o portfólio e a atividade localize o portfólio desejado e expanda o para ver os serviços e atividades cadastrados clique em vincular na atividade o sistema detectará automaticamente se a atividade ainda não possui nenhum vínculo e abrirá a janela de seleção de contrato escolha o contrato a janela exibe cards com os contratos disponíveis cada card mostra o nome, a descrição (objeto), o número de portfólios já vinculados e o status (ativo) clique no card do contrato desejado — ele ficará com borda colorida indicando a seleção use o campo de pesquisa no topo da janela para filtrar por nome o botão limpar filtros restaura a listagem completa confirme a seleção clique em confirmar o formulário de configuração do vínculo será aberto com o contrato já selecionado preencha os dados de configuração e salve configure os campos do vínculo conforme descrito abaixo e clique em salvar 6 1 campos de configuração do vínculo contrato \preenchido automaticamente\ contrato ao qual esta configuração se aplica preenchido automaticamente a partir da seleção feita na etapa anterior data de início \padrão data atual\ data em que o vínculo entre o contrato e a atividade entra em vigor calendário define os dias e horários em que o serviço estará disponível para atendimento dentro deste contrato exemplo dias úteis das 8h às 18h ou 24x7 tempo de atendimento (sla) o prazo máximo para resolução de chamados desta atividade dentro deste contrato selecione o sla cadastrado que se aplica grupo executor equipe responsável por executar o atendimento a lista exibe apenas os grupos associados ao contrato selecionado se um grupo necessário não aparecer, verifique com o administrador se ele está corretamente configurado para aquele contrato grupo aprovador \opcional\ equipe responsável por aprovar a resolução do atendimento necessário apenas para fluxos com aprovação fluxo tipo de fluxo de trabalho que o ticket seguirá as opções são padrão , com aprovação ou com pré aprovação 💡 dica use o campo de pesquisa na tela de seleção de contratos para encontrar rapidamente o contrato desejado quando houver muitos cadastrados o botão limpar filtros restaura a listagem completa 7\ gerenciando múltiplos contratos por atividade uma mesma atividade pode ser configurada para diferentes contratos, cada um com suas próprias regras de sla, calendário e grupo executor isso é útil quando a mesma atividade de suporte precisa ser atendida de forma diferente dependendo do cliente 7 1 navegando entre os vínculos de uma atividade quando uma atividade possui vínculos com múltiplos contratos, o painel exibe um seletor de contrato no topo clique no seletor para ver todos os contratos vinculados àquela atividade e selecione o contrato que deseja visualizar ou editar as configurações de calendário, sla e grupos mudam conforme a seleção 7 2 adicionando um novo contrato a uma atividade já vinculada para adicionar siga os passos abaixo abra o painel de vínculo da atividade clique no botão de configuração de vínculo na linha da atividade clique em vincular novo contrato no seletor de contratos no topo do painel, clique na opção vincular novo contrato no final da lista suspensa selecione o contrato a janela de seleção exibirá apenas os contratos que ainda não estão vinculados a essa atividade configure e salve preencha os dados de configuração para o novo contrato — calendário, sla, grupos e fluxo — e clique em salvar 💡 sobre os vínculos existentes ao adicionar um novo contrato a uma atividade, nada muda nos vínculos já existentes eles continuam funcionando normalmente com suas configurações originais novos contratos são adicionados de forma incremental, sem impacto no que já está configurado 8 perguntas frequentes o que é o contrato principal? é o contrato padrão criado automaticamente quando o my desk é adquirido ele não pode ser editado nem excluído atividades sem configuração específica de contrato são atendidas pelas regras deste contrato posso ter uma mesma atividade vinculada a mais de um contrato? sim uma atividade pode ter configurações distintas para contratos diferentes, com calendário, sla e grupos próprios para cada contrato o que acontece com os vínculos existentes ao adicionar novos contratos? nada muda os vínculos já existentes continuam funcionando normalmente com suas configurações originais novos contratos são adicionados de forma incremental, sem impacto no que já está configurado o que acontece se eu inativar um contrato vinculado a atividades? os vínculos já criados continuam funcionando e os tickets em andamento não são afetados a inativação apenas impede novos vínculos recomenda se revisar as atividades vinculadas antes de inativar como sei qual contrato foi usado na geração de um ticket? o ticket é associado ao contrato configurado no vínculo da atividade que originou o ticket essa informação pode ser consultada nos detalhes do ticket no módulo de atendimento posso criar um contrato sem informar os valores monetários? sim os campos valor mensal e valor estimado são opcionais é possível salvar o contrato sem esses valores e preenchê los posteriormente via edição quem pode criar e editar contratos? apenas usuários com perfil de administrador operadores e analistas não têm acesso à tela de gestão de contratos o grupo executor que aparece na lista é o correto para o meu contrato? sim o sistema filtra automaticamente os grupos exibidos no formulário de vínculo, mostrando apenas os grupos associados ao contrato selecionado se um grupo necessário não aparecer, verifique com o administrador se ele está corretamente configurado para aquele contrato 9 glossário termo descrição contrato documento formal que define o escopo, prazo e condições de prestação de serviços entre a empresa e um cliente contrato principal contrato padrão criado automaticamente na ativação do my desk (id 1) não pode ser editado ou excluído psa professional services automation — módulo do my desk para gestão de portfólios, serviços e atividades portfólio agrupamento de serviços e atividades dentro do módulo psa serviço categoria de atendimento dentro de um portfólio atividade item de serviço específico dentro de um serviço é o nível mais detalhado do psa e o que é diretamente vinculado a um contrato vínculo configuração que associa uma atividade a um contrato, definindo regras de sla, calendário e grupos de atendimento sla service level agreement — acordo de nível de serviço define o prazo máximo para resolução de um chamado calendário configuração de dias e horários em que o atendimento está disponível exemplo dias úteis das 8h às 18h, ou 24x7 grupo executor equipe responsável por executar o atendimento de uma atividade grupo aprovador equipe responsável por aprovar a resolução de um atendimento em fluxos com aprovação fluxo sequência de etapas que um ticket percorre desde a abertura até o encerramento situação / status estado do contrato ativo (em vigor) ou inativo (encerrado ou suspenso)