Criar Pasta
Pastas são locais utilizados na aplicação para armazenamento e organização de arquivos.
As bases de conhecimentos 4biz são construídas utilizando estruturas de diretórios. Nos diretórios são aplicadas as permissões de leitura ou de leitura e gravação, sendo que também deverão ser definidas as ações possíveis no processo de gestão do conhecimento, como: revisar, aprovar, publicar e arquivar/desarquivar.
Além disso, é possível realizar a pré-configuração das notificações que ocorrerão nas diversas ações do processo de gestão do conhecimento.
As permissões em pastas são aplicadas em duas perspectivas:
- Perfil de acesso; e
- Grupo de usuários.
Ao usar o "permissionamento por perfil de acesso", você poderá controlar os perfis que podem ler e escrever na pasta. Por outro lado, ao utilizar a abordagem por grupo, além do permissionamento padrão (ler e escrever), você poderá definir preferências de notificações para os diversos status dos conhecimentos.
Para ter acesso às pastas, é necessário utilizar uma forma de permissionamento (perfil ou grupo). Assim, antes de qualquer coisa, você deverá configurar os perfis de acesso ou criar os grupos;
Para saber como, acesse os documentos Criar Perfil de Acesso e Grupo de Colaboradores;
Além disso, se você pretende criar preferências de notificações, será necessário definir o ID de e-mail que será utilizado no envio das mensagens. Dessa forma, você deve criar/configurar modelos de e-mail e, logo após, realizar a configuração dos parâmetros;
Para isso, acesse os documentos Configurar Modelo de E-mail e Parametrização - Conhecimento .
- Acesse a funcionalidade através da navegação no menu Processos > Gerência de Conhecimento > Pasta;
- Clique em "Novo";
- Clique em "Gravar".
💡 Dica: As configurações para uso de notificações só funcionarão quando forem definidas as partes interessas em um determinado conhecimento.
As configurações das pastas são apenas uma preparação (pré-configuração) para o seu efetivo uso nas fases da gestão do conhecimento. Dessa forma, quando começar a criar novos conhecimentos ou quando realizar alguma ação em um Conhecimento já existente é que, de fato, você poderá usar as preferências definidas nas pastas ou definir novas preferências.
Estas prefências são definidas na aba "Partes interessadas" de cada conhecimento. Para maiores informações, acesse a documentação Criar Conhecimento.
