Configurar Buzón de Correo electrónico
Como plataforma omnicanal, 4biz se conecta con múltiples canales de comunicación. La variedad se presenta tanto en los tipos y formatos de los canales, como en la cantidad de los mismos. De esta forma, 4biz posibilita el uso simultáneo y conectado de varios canales de comunicación, facilitando el contacto entre proveedor y consumidor de servicios.
Entre las opciones de comunicación, el correo electrónico es una de las formas más activas y populares. 4biz es capaz de enviar y recibir correo electrónico desde varias cuentas diferentes, incluso si se encuentran en servidores de correo electrónico separados. Por lo tanto, el flujo de información se puede construir para satisfacer las necesidades comerciales.
Por ejemplo: Configure una cuenta de correo electrónico diferente para cada contrato administrado por 4biz , donde cada buzón esté alojado en el servidor de correo electrónico del cliente correspondiente.
En esta configuración, tenemos las siguientes ventajas:
- La comunicación con los clientes se facilita mediante el uso de una dirección de correo electrónico familiar para su organización.
- El impacto de la indisponibilidad en la comunicación se reduce ya que la pérdida de acceso a un servidor afecta solo al contrato relacionado.
- Los mensajes se almacenan y agrupan correctamente por contrato.
Procedimiento de registro de buzón de E-mail
- Acceda a la funcionalidad a través del Menú de Navegación > Parametrización > Buzón;
- Haga clic en el botón "Nuevo";
- Complete el campo "Descripción" para identificar la conexión de correo electrónico;
- Elija el tipo de buzón. Cada uno tiene un propósito diferente, a saber:
- El tipo "Entrante" significa que los correos electrónicos que lleguen al buzón de correo electrónico especificado serán leídos y procesados. Utilice esta opción para indicar dónde llegarán los mensajes de los usuarios.
- En este caso, se abrirán nuevos campos de registro, tales como:
- ...
- El tipo "Salida" indica la conexión que utilizará 4biz para enviar correos electrónicos originados por acciones del sistema. Por ejemplo: confirmación de la apertura de un pedido, solicitud de aprobación o la finalización de un servicio.
- En este caso, se abrirán nuevos campos de registro, tales como:
5. Haga clic en el botón "Guardar" para realizar la operación.
Procedimiento para vincular un buzón un contrato
Si desea vincular una de las casillas de correo electrónico previamente registradas a un contrato, siga el procedimiento:
- Acceda al Menú de Navegación > Procesos > Gestión de Portafolio y Catálogo > Contrato;
- A continuación, enlace en el campo "Buzón de correo electrónico saliente", el buzón de correo electrónico deseado. El buzón debe estar registrado previamente;
- Haga clic en el botón "Guardar" para realizar la operación.
Procedimiento para vincular un buzón a un flujo de trabajo
Siga el procedimiento a continuación:
- Acceda al Menú de navegación > Rastreador > Diseño de flujo;
- Al crear o editar un flujo, busque la pestaña "Diagrama". Agregar o editar un conector de tipo "Mensajería - Correo electrónico";
- En la pestaña "Mensaje", en el campo "Configuración de bandeja de salida de correo electrónico", hay 2 opciones:
- Elija la opción "Contrato" para que el componente utilice la casilla de correo electrónico indicada en el contrato relacionado con el flujo.
- Elija la opción "Específico" para indicar el buzón de correo electrónico deseado.
- Complete la parametrización del envío de correo electrónico, indicando en la pestaña "Destinatarios", los usuarios o grupos que serán los destinatarios de los mensajes;
- Haga clic en el botón "Guardar" para realizar la operación.
🖊 Información: De forma predeterminada, cada flujo utiliza principalmente el buzón de correo saliente del sistema.
Por lo tanto, solo necesita indicar un buzón específico si necesita satisfacer un requisito de flujo de trabajo particular.