Grupo de Colaboradores
Un grupo es un conjunto de uno o más colaboradores que tienen los mismos objetivos relacionados con sus funciones.
Los dos usos más comunes para los grupos creados son:
- Gestión de seguridad/confidencialidad de accesos a varios tipos de registros . Por ejemplo, carpetas de la base de conocimiento, portafolios de servicios, etc).
- Programación de notificación automática basada en alguna situación/evento específico;
Esta funcionalidad permite el registro de grupos y el vínculo con los usuarios, un perfil, contratos y plantillas de correo electrónico para la notificación. También es posible cambiar y borrar un grupo.
Debe tener al menos un perfil de acceso y uno o más colaboradores registrados previamente, antes de crear un grupo.
- Acceda a la funcionalidad a través del Menú Principal > Acceso y Permiso > Grupo;
- Haga clic en "Nuevo";
- Complete los campos disponibles. Cada campo se describe en las siguientes tablas:
Campo | Descripción |
|---|---|
Calendario | Si es necesario, elija un calendario de trabajo relacionado con la rutina del grupo. |
Comité Consultivo de Cambios | [Sí/No] - Indique si el grupo forma parte de un CCM. Si está relacionado con la Gestión del Cambio. |
Descripción | Descripción de los detalles del grupo. |
Grupo de Service Desk | [Sí/No] – Indique si el grupo realiza el servicio, seleccione Sí. Sólo entonces el grupo aparecerá en la lista de grupos para dirigir o delegar tickets. |
ID Grupo | Generado automáticamente. |
Líder | Indicación del gestor del grupo. |
Nombre | Nombre del Grupo. |
Notificaciones de correo electrónico obligatorias | (Apertura, Marcha y Cierre) Si se activa, permite el envío de notificaciones por correo electrónico. El envío proviene de las distintas acciones de los flujos y, en este caso, no es configurable por el asistente. Si se desactiva, el asistente puede configurar las opciones de envío de correo electrónico individualmente. |
Perfil de Acceso | Perfil de acceso asociado. |
Acrónimo | Acrónimo por el que se conoce al grupo. |
Solicitante del Chat | [SÍ/No] – Indique si los miembros del grupo pueden abrir tickets a través del chat. |
Suspensión/Reactivación | Indicar si el grupo puede suspender o reactivar desde los tickets independientemente de los permisos en el flujo de trabajo. |
Zona horaria | Si es necesario, elija un huso horario relacionada con el horario de trabajo estándar del grupo. |
- Contratos: Lista de contratos que el grupo puede relacionar al registrar un servicio, realizar un servicio y otras acciones en el sistema.
- Permisos en los flujos de trabajo
Acción | Descripción |
|---|---|
Cambiar SLA | Permiso para cambiar el nivel de servicio de un ticket/actividad |
Cancelar | Permiso para cancelar un ticket/atividad |
Crear | Permiso para registrar un ticket/atividad |
Delegar | Permiso para delegar un ticket/atividad |
Ejecutar | Permiso para ejecutar un ticket/atividad |
Reabrir | Permiso para reabrir un ticket/atividad |
Reactivar | Permiso para reactivar un ticket/atividad |
Reclasificar | Permiso para reclasificar un ticket/atividad |
Suspender | Permiso para suspender un ticket/atividad |
- Nombre: Lista de miembros del grupo;
- Correo electrónico: Indicación de si el miembro del grupo recibirá correos electrónicos de notificación.
Lista de direcciones de correo electrónico que recibirán las notificaciones del grupo. Esta opción es muy útil para mantener a alguien informado de las interacciones, incluso sin participar en el grupo.
Cuando haya terminado de rellenar, haga clic en "Guardar".
✅ Regla: La exclusión de un grupo depende de que no exista portafolios, colaboradores y contratos vinculados.