Registrar Cambio
Esta funcionalidad tiene por objeto registrar un cambio.
Según ITIL, es necesario formalizar la solicitud de cambio, para que sea registrado por el equipo responsable todos los procedimientos realizados para la alteración deseada (desde su solicitud al impacto de su implementación) monitoreando todo su ciclo de vida.
Antes de empezar
Para efectuar el registro de un cambio, es necesario:
Previamente tener registrado contrato;
Una unidad y que esté vinculada al contrato,
Un colaborador,
Un cuestionario,
El Comité Asesor de Cambios;
Tener un grupo vinculado al contrato asociado a los solicitantes (colaboradores) ya registrados a este grupo;
En caso de que sea necesario crear un nuevo colaborador, es necesario incluirlo al Grupo de Solicitante en el cual esté relacionado al contrato;
Además, es fundamental el registro previo del portafolio de cambios.
Procedimiento
- Acceda a la funcionalidad a través del menú principal Procesos > Gestión de Cambio > Cambio;
- Haga clic en "Opciones" y después en "Registrar";
- Complete todos los campos disponibles:
Solicitante
Para identificar al solicitante del cambio, complete los campos:
Campos | Descripción |
|---|---|
Nombre (*) | Nombre completo del solicitante |
Contacto (*) | Identifique el contacto del usuario |
Correo electrónico (*) | Correo electrónico del usuario |
Teléfono | Número de teléfono del usuario |
Extensión | El número de extensión del usuario |
Unidad (*) | Unidad del usuario |
Ubicación Física | La ubicación del usuario |
Otras Informaciones | Información adicional sobre el usuario |
(*) Indica los campos obligatorios
Cambio
Para identificar el cambio, complete los campos:
Campos | Descripción |
|---|---|
Título (*) | Título para identificar el cambio |
Descripción de la Modificación (*) | Descripción del cambio |
Efecto de no Implementar el Cambio | Efecto si el cambio no se implementa |
Contrato | Contrato vinculado al cambio |
Importancia | El nivel de importancia del cambio. Presenta las siguientes opciones: "Importante" implica una cantidad significativa de preparación y trabajo, con situaciones complejas o grandes; "Significativo" - Cambio significativo, que implica la preparación, el trabajo, la evaluación, la autorización y la planificación de los cambios. Ejemplos: Compra e instalación de un nuevo servidor, resegmentación de la red; "Pequeña" puede evaluarse y autorizarse fuera de la autoridad del CAB (por ejemplo, por un coordinador). |
Impacto | Impacto que genera el cambio, tenemos las opciones: Baja, Media y Alta |
Urgencia | Urgencia para realizar el cambio, tenemos las opciones: Baja, Media y Alta |
Grupo Ejecutor | El grupo responsable de la ejecución del cambio |
Notificaciones | Defina las notificaciones entre "Enviar correo electrónico al crear el Cambio", "Enviar correo electrónico al finalizar el Cambio", "Enviar correo electrónico al Comité Asesor de Cambio", "Enviar correo electrónico para las demás acciones del Cambio" |
(*) Indica los campos obligatorios
Más información! 💬
Consulte también cómo Criar um Portfólio de Mudança.
Otras Informaciones
Al introducir el Portafolio deseado, si contiene un formulario en su contenido, el mismo se mostrará en la nueva pestaña "Otra información". Tiene los siguientes campos:
Campo | Descripción |
|---|---|
Entorno (*) | Informe al entorno de este cambio |
Base de datos (*) | Seleccione la base de datos |
(*) Indica los campos obligatorios
Análisis Ágil de Riesgo
En el área de análisis de riesgos, se harán tres preguntas:
- ¿Existe el riesgo de interrumpir servicios importantes? - con las opciones "Sí" o "No"
- ¿Existe un riesgo de pérdida financiera? - con las opciones "Sí" o "No"
- ¿Existe un riesgo de imagen? - con las opciones "Sí" o "No".
A continuación, se presentará una representación del riesgo de ejecución del cambio, en una escala de 0 a 100.
Acción del Flujo
Es posible aprobar o rechazar un cambio dentro del registro, a través del campo de acción del flujo. Las acciones de flujo se informan en el diseño del flujo..
Planificación
Para planificar el cambio, utilice las funciones:
Pestaña | Descripción |
|---|---|
Actividades | Cree un espacio de trabajo o vincule uno existente |
Fechas | Fecha para planificar el cambio: en el campo "Fecha prevista de inicio", la fecha de inicio de la planificación debe indicarse. En el campo "Fecha prevista de finalización", la fecha final de la planificación también debe indicarse. Después de indicar la fecha de inicio y la fecha de finalización, puede verificar los conflictos haciendo clic en "Ver conflictos". Aprobación: "Fecha de aceptación" se debe dar una fecha para ser aceptado, "Votación" se debe dar una fecha para la votación, "Fecha de finalización" se debe dar una fecha para la finalización |
Acciones | Añade acciones para el cambio |
Notificaciones del Sistema | Defina una notificación del sistema para informarle del cambio |
Documentos | Vincule el conocimiento al cambio |
Archivos Adjuntos | Inserte anexos al cambio |
Anotaciones | Añade las notas relevantes al cambio |
Actividades de la Fase de Planificación del Cambio
También es necesario indicar la información preliminar de "planificación", "plan de reversión" y "revisión y cierre" en relación con el cambio.
Plan de Reversión
📌 IMPORTANTE!
A partir de la versión Helium 2.0.0, será obligatorio adjuntar el plan de reversión, que deberá dibujarse en el flujo con una expresión de salida. Esta expresión: "Sistema: Validar la existencia del plan de reversión" flexibiliza la obligatoriedad en cualquier actividad de cambio.
Para planificar la reversión de cambios, utilice los recursos:
Pestaña | Descripción |
|---|---|
Actividades | Cree un espacio de trabajo o vincule uno existente |
Acciones | Añade acciones para el cambio |
Notificaciones del Sistema | Configure una notificación del sistema para informarle sobre el plan de reversión de cambios |
Documentos | Vincule los conocimientos al plan de reversión |
Archivos Adjuntos | Inserte anexos para el plan de reversión |
Anotaciones | Añade las notas relevantes al plan de reversión |
Registre el plan de reversión del cambio
Revisión y Cierre
Para revisar y cerrar el cambio, utilice los siguientes recursos:
Pestaña | Descripción |
|---|---|
Revisión | Informe al Usuario final del análisis de riesgo e impacto del cambio |
Actividades | Cree un espacio de trabajo o vincule uno existente |
Incidentes | Vincule un incidente a la revisión |
Problemas | Vincule un problema a la revisión |
Lecciones Aprendidas | Vincule los conocimientos al plan de reversión |
Cierre | Identifique el cierre del cambio |
Archivos Adjuntos | Inserte los archivos adjuntos |
Anotaciones | Añade las notas relevantes |
Por último, haga clic en "Opciones" y luego en "Guardar".
Relaciones
EC del Cambio
Para vincular un elemento de configuración, seleccione ECs relacionados > Busque elemento de configuración y seleccione el elemento de configuración.
Relacionar los elementos con el cambio.
Servicios del Cambio
Para vincular un servicio a un Cambio, seleccione Servicios Relacionados > Añade Servicio y seleccione el servicio.
Cuestionario
Algunos cambios pueden venir acompañados de un cuestionario, pero no es obligatorio.
Se puede utilizar para hacer una encuesta (evaluación) y se puede responder y sus respuestas estarán vinculadas al cambio.
El cuestionario debe crearse previamente.
Funciones y Responsabilidades
Para definir las funciones y responsabilidades del cambio, complete los campos:
Campo | Descripción |
|---|---|
Colaborador | Nombre del usuario |
Papel | Papel que desempeñará el usuario |
Responsabilidades | Seleccione la responsabilidad que se vinculará al usuario |
Aprobaciones
Al ver un cambio registrado, se presentará una nueva pestaña, en el menú de la izquierda, titulada "Aprobaciones". Al seleccionar esta pestaña, se abrirá una ventana emergente con el título: "Aprobación de Cambio <número>" y 3 pestañas más:
- Pestaña Ejecutadas, donde se mostrarán las siguientes columnas:
Columna | Descripción |
|---|---|
Responsable | Se mostrará el nombre del usuario que votó |
Resultado | Se mostrará el voto del usuario |
Comentario | Se mostrará, si hay, el comentario del usuario |
Fecha/Hora | Se mostrará la Fecha y la Hora del voto |
Cantidad de Aprobaciones | Se mostrará la cantidad de votos positivos de la aprobación |
Cantidad de Abstenciones | Se mostrará la cantidad de votos de abstención |
Cantidad de Rechazos | Se mostrará la cantidad de votos negativos para la aprobación |
Aprobaciones Pendientes | Se mostrará la cantidad de usuarios que aún no han votado |
2. Pestaña Pendientes, con el campo:
Columna | Descripción |
|---|---|
Responsable | Se mostrarán los nombres de los usuarios que aún no han votado |
3. Pestaña Historial, con los campos:
Campo | Descripción |
|---|---|
Responsable | Se mostrará el nombre del usuario que cambió el voto |
Resultado | Se mostrará el voto anterior del usuario |
Comentario | Se mostrará, si hay, el comentario del usuario |
Fecha/Hora | Se mostrarán la Fecha y Hora del cambio del voto |
Además, en la pantalla principal, donde se muestra la lista con todos los cambios existentes, estará disponible una pestaña llamada "Aprobaciones". En esta pestaña se debe informar la cantidad de aprobaciones en la cola del usuario conectado, es decir, las que tiene permiso para aprobar. Al hacer clic en una aprobación, tendrá primero dos opciones para ver la información: "Aprobar/Rechazar" y "Aprobaciones".
- Aprobar/Rechazar
En esta opción tenemos:
- Opciones: aprobar, rechazar y abstenerse. La opción "aprobar" estará siempre seleccionada por defecto;
- Campo del motivo: puede ser obligatorio o no, según el diseño del flujo;
- Botones "Guardar" y "Cerrar".
2. Aprobaciones
En esta opción, tenemos las pestañas que hemos visto antes: Ejecutadas, Pendientes e Historial.
Votación RDM
El equipo de cambio puede ver la puntuación de la votación para realizar la aprobación del cambio.
Liberación
Para vincular una liberación a un cambio, busque una liberación existente en "Búsqueda por título" o cree uno nuevo mediante la opción "Registrar".
Problema
Para vincular un problema a un cambio, busque un problema existente en "Búsqueda por título" o cree una nueva versión, mediante la opción "Registrar".
Base de Conocimiento
Para vincular una base de conocimiento a un cambio, busque una base existente en "Búsqueda por título" o cree una nueva mediante la opción "Registrar".
Ticket
Para vincular un ticket a un cambio, busque un ticket existente en "Búsqueda por título" o cree uno nuevo, mediante la opción "Registrar".
Historial y Audición
Funcionalidad destinada a visualizar todas las acciones y auditorías realizadas en el Cambio.
Cambio Programado
Producción y visualización autorizadas de programación de cambios. Por ejemplo, programación de construcción, pruebas y implementación.
Esta aplicación muestra todos los cambios programados relacionados con las actividades periódicas y pueden aprovecharse como método de comunicación.